GUIA DE CONSERVACION Y USO TRERMOHIGROMETROS PT BARRETO NI O
Páginas: 88 (21779 palabras)
Publicado: 4 de septiembre de 2015
Página 1 de 46
Código: 1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
CONTENIDO
Pág.
Objetivo
Alcance
1.
Archivos Centrales y el Patrimonio Documental
3
2.
Diagnóstico Integral
4
2.1.
¿Cómo lo hago?
5
3.
Sistema Integrado de Conservación (SIC)
63.1.
Principales Aspectos a Considerar
7
3.2.
Estrategias o Programas de Conservación
7
3.3.
Sensibilización del Personal
8
3.4.
Limpieza de Áreas y Documentos
8
3.4.1.
Eliminación del polvo
9
3.4.2.
Para recordar
9
3.5.
Control de contaminantes biológicos
10
3.5.1.
Uso y Manipulación
10
3.5.2.
Almacenamiento y Realmacenamiento
10
3.5.3.
Unidades de Conservación:Materiales y diseño
11
3.6.
Inspección y Mantenimiento de Instalaciones
11
3.7.
Prevención y Atención de Desastres
12
3.8.
Otros Programas
13
3.8.1.
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia
13
3.8.2.
Migración de la información a otros soportes
14
4.
La Conservación en el Archivo de Gestión
15
4.1.
Transferencia al Archivo Central
19
5.
La Conservación en elArchivo Central
20
6.
La Conservación en el Archivo Histórico
22
7.
Pautas para la Consulta de Documentos
22
8.
Programas de Conservación Preventiva
23
9.
Monitoreo y Control Ambiental y Biológico
26
10.
Utilización de termohigrómetros
28
10.1
¿Por qué es importante el control del clima?
28
10.2
Control de clima
29
10.3.
Sistemas de control de las condiciones ambientales29
10.4.
Cómo determinar si el clima es el adecuado
29
10.5.
30
10.6.
Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental
en distintos soportes
Cuando y donde debo realizar las mediciones
10.7.
Instrumento de medición “termohigrómetro”
32
10.8.
Afectación de los documentos por no aplicar los mecanismos de medición
adecuada
33
31
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Código:1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
10.9.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
Recomendaciones en caso de afectación de los documentos como consecuencia
de un inadecuado manejo de temperatura y humedad relativas en los archivos
33
Referencia documental
36
Formatos y/o anexos
37
Anexo1 Empaste y encuadernación ¿la solución?
37
Anexo 2 Extintores
38
Anexo 3 Especificaciones cajas y carpetas de archivo “Guía para la Implementación
de un Programa de Gestión Documental” AGN
Glosario
39
44
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Código: 1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍANACIONAL
POLICÍA NACIONAL
Objetivo: Implementar procedimientos que describen los lineamientos para el tratamiento de las
diferentes clases de documentos; a su vez se establecen parámetros para el control de temperatura y
humedad relativa en las instalaciones policiales donde reposan los documentos institucionales, asi como
el tratamiento de los factores externos como son la luz, polvo, agentesbiológicos que ejercen una acción
negativa sobre la conservación del acervo documental.
Alcance: Adoptar los parámetros necesarios que permitan garantizar la conservación de los archivos en
la Policía Nacional, mediante la implementación de herramientas que control del deterioró de los mismos
por causa de la temperatura y humedad relativa suscitada en los cambios climáticos presentes en la
geografíaColombiana y demás agentes internos y externos que puedan afectar la información producida
por la institución.
Contenido de la Actividad
1. Archivos Centrales y el Patrimonio Documental.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de aplicación a
la...
Código: 1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
CONTENIDO
Pág.
Objetivo
Alcance
1.
Archivos Centrales y el Patrimonio Documental
3
2.
Diagnóstico Integral
4
2.1.
¿Cómo lo hago?
5
3.
Sistema Integrado de Conservación (SIC)
63.1.
Principales Aspectos a Considerar
7
3.2.
Estrategias o Programas de Conservación
7
3.3.
Sensibilización del Personal
8
3.4.
Limpieza de Áreas y Documentos
8
3.4.1.
Eliminación del polvo
9
3.4.2.
Para recordar
9
3.5.
Control de contaminantes biológicos
10
3.5.1.
Uso y Manipulación
10
3.5.2.
Almacenamiento y Realmacenamiento
10
3.5.3.
Unidades de Conservación:Materiales y diseño
11
3.6.
Inspección y Mantenimiento de Instalaciones
11
3.7.
Prevención y Atención de Desastres
12
3.8.
Otros Programas
13
3.8.1.
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia
13
3.8.2.
Migración de la información a otros soportes
14
4.
La Conservación en el Archivo de Gestión
15
4.1.
Transferencia al Archivo Central
19
5.
La Conservación en elArchivo Central
20
6.
La Conservación en el Archivo Histórico
22
7.
Pautas para la Consulta de Documentos
22
8.
Programas de Conservación Preventiva
23
9.
Monitoreo y Control Ambiental y Biológico
26
10.
Utilización de termohigrómetros
28
10.1
¿Por qué es importante el control del clima?
28
10.2
Control de clima
29
10.3.
Sistemas de control de las condiciones ambientales29
10.4.
Cómo determinar si el clima es el adecuado
29
10.5.
30
10.6.
Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental
en distintos soportes
Cuando y donde debo realizar las mediciones
10.7.
Instrumento de medición “termohigrómetro”
32
10.8.
Afectación de los documentos por no aplicar los mecanismos de medición
adecuada
33
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Código:1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
10.9.
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
Recomendaciones en caso de afectación de los documentos como consecuencia
de un inadecuado manejo de temperatura y humedad relativas en los archivos
33
Referencia documental
36
Formatos y/o anexos
37
Anexo1 Empaste y encuadernación ¿la solución?
37
Anexo 2 Extintores
38
Anexo 3 Especificaciones cajas y carpetas de archivo “Guía para la Implementación
de un Programa de Gestión Documental” AGN
Glosario
39
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Código: 1GD-GU-0001
Fecha: 27-08-2013
Versión: 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y USO
DE TERMOHIGRÓMETROS PARA LOS
ARCHIVOS DE LA POLICÍANACIONAL
POLICÍA NACIONAL
Objetivo: Implementar procedimientos que describen los lineamientos para el tratamiento de las
diferentes clases de documentos; a su vez se establecen parámetros para el control de temperatura y
humedad relativa en las instalaciones policiales donde reposan los documentos institucionales, asi como
el tratamiento de los factores externos como son la luz, polvo, agentesbiológicos que ejercen una acción
negativa sobre la conservación del acervo documental.
Alcance: Adoptar los parámetros necesarios que permitan garantizar la conservación de los archivos en
la Policía Nacional, mediante la implementación de herramientas que control del deterioró de los mismos
por causa de la temperatura y humedad relativa suscitada en los cambios climáticos presentes en la
geografíaColombiana y demás agentes internos y externos que puedan afectar la información producida
por la institución.
Contenido de la Actividad
1. Archivos Centrales y el Patrimonio Documental.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de aplicación a
la...
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