Guia de Controles para Ctrl Int

GUIA DE CONTROLES PARA CONTROL INTERNO Y OBJETO DE CADA CONTROL


INDICE


1 CAJA Y BANCOS 2-13

2 INVERSIONES 14

3 CUENTAS POR COBRAR 15-18

4 DOCUMENTOS POR COBRAR 19-20

5 INVENTARIOS 21-25

6 TERRENOS, EDIFICIOS, MAQUINARIA Y EQUIPOS
DE FABRICA Y DE OFICINA 26-29

7 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 30

8 CAPITAL 31-32

9 VENTAS 33-36

10 PROVEEDORES, COMPRAS Y GASTOS 37-40

11 NOMINAS YLISTAS DE RAYA 41-44

12 OTROS CONTROLES 45-50
1

CAJA Y BANCOS

Caja Chica

1.- Usar sistema de fondo fijo.

Objeto

a) Limita la cantidad dada en custodia.
b) Permite verificar la cantidad cada vez que se efectúa el reembolso.
c) Es fácil revisar, puesto que la suma de los comprobantes y del efectivo debe ser el monto del fondo.
d) Propicia que el registro de los desembolsos esté alcorriente.

2.- Observar que sea un solo custodio el encargado.

Objeto

Habiendo dos o más custodios se pueden culpar entre sí, con lo cual se diluye la responsabilidad.

3.- Respecto de los comprobantes, observar los siguientes requisitos:

a) Es necesario que haya un comprobante para cada pago.
b) El comprobante debe estar firmado de recibido por el beneficiario.
c) Debe escribirse a tinta, y elimporte expresarse con número y letra.
d) Los comprobantes deben estar aprobados por un funcionario.
e) Una vez que los comprobantes han sido cubiertos, deberán sellarse con “pagado”, para que no puedan volverse a usar.

Objeto

a) Si se hacen excepciones en el respaldo de desembolsos con comprobantes, se facilita cometer fraudes dentro de las excepciones.
b) Al firmar el beneficiario de recibido, elcustodio descarga su responsabilidad por esa cantidad.
c) Al expresarse el importe con número y letra, se dificulta aumentar el importe. Las palabras escritas a tinta son más difíciles de alterar.
d) Generalmente, los custodios son empleados menores que no están capacitados para aprobar gastos.
e) Esto evita que se sustraigan comprobantes de reembolsos anteriores y se vuelvan a presentar areembolso.

4.- Los cheques de reembolso deben hacerse a nombre del custodio.

Objeto

En caso de pérdida del cheque, cualquier persona que desee cobrarlo deberá de endosarlo.

5.- Efectuar arqueos de fondos por sorpresa.

Objeto

Como medida psicológica preventiva contra irregularidades y préstamos no autorizados.

6.- Limitar los fondos a una cantidad razonable y que los desembolsos no excedan de unacantidad fijada.

Objeto

a) El efectivo debe mantenerse al mínimo necesario. Si los pagos son de cuantía deben pagarse mediante cheque.
b) Cuanto menor sea la cantidad a desembolsar menor es la tentación.

7.- El custodio no debe tener acceso a:

a) Remesas de clientes u otros depósitos.
b) Libros de registro.

Objeto

a) A fin de evitar cubrir faltantes mediante el empleo de fondosprovenientes de remesas u otros depósitos.
b) Evitar que el custodio pueda elaborar asientos contables para cubrir faltantes.

8.- Verificación de comprobantes al reembolso:

Objeto

Para cerciorarse de que los comprobantes son legítimos.

9.- Si el custodio está autorizado para cambiar cheques:

a) Los cheques deben ser aprobados por una tercera persona.
b) Los cheques cambiados deben ser depositadossin retraso.

Objeto

a) El mínimo del fondo tendría que ser mayor para poder cambiar los cheques y efectuar desembolsos normales.
b) Si no se depositan los cheques sin retraso, estos pueden usarse como vales provisionales.

10.- Prohibición de vales.

Objeto

Esta práctica se sale do control.

11.- Si el custodio guarda otros fondos, estos deben registrarse por separado.

Objeto

Evitar que estosfondos se usen para cubrir faltantes en uno u otro fondo.



Bancos

Entradas de caja.

1.- a) Cuando el pago lo hace personalmente el cliente:

i) Emplear cintas de máquina registradora, así como recibos de mostrador, como prueba de la entrada de caja.
ii) Conciliar esas pruebas por medio de un empleado que no tenga relación directa con la recepción y el depósito bancario de las entradas....