GUIA DE DESCRICIION DE PROCEDIMIENTO
Páginas: 9 (2068 palabras)
Publicado: 2 de febrero de 2015
DESCRIPCIONES FUNCIONALES DE PROCESOS
OFF1.- La empresa de servicios VENGAS S.A., ubicado en el Centro Comercial Avda. 19 de Abril, tiene un sistema de facturación manual. Dicha empresa desea organizar los procedimientos existentes en la misma, por tal motivo, lo contratan a usted para que analice el sistema existente.
El sistema de facturación tiene como entidades a la 1Oficina deRecepción, 2Departamento de Ventas, 3Departamento de Administración y 4el Departamento de Contabilidad.
El flujo de información viene dado de la siguiente forma: "El Cliente solicita un pedido a la Oficina de Recepción de la empresa; el encargado recibe los pedidos y los agrupa, por último, elabora un Reporte de Orden de Pedidos y lo envía al Departamento de Ventas, que a su vez, el secretariorealizará un itinerario de ventas por cada vendedor con sus respectivas zonas y elabora las Facturas para los distintos Clientes. Esta información es notificada a los vendedores otorgándole el itinerario de trabajo con sus respectivas Facturas. El Vendedor procede a despachar el pedido solicitado por el Cliente, el cual cancela el servicio y recibe la Original de la Factura. Al final del día todaslas copias de las Facturas son entregadas al Departamento de Ventas.
Finalmente, se elabora un Resumen de las Ventas del día, con tres copias. Una copia del reporte es archivada y las restantes son enviadas al Departamento de Administración. En el Departamento de Administración se revisan y verifican los datos del reporte. También, se archivan una copia del reporte y la original es enviada alDepartamento de Contabilidad, en el cual se verifican los datos, si están correctos se actualizan los Libros Contables y por último, archiva la original. En caso contrario, son enviados los reportes al Departamento de Administración para su corrección".
2.- La Secretaría de Desarrollo Económico y Social, la cual es un organismo autónomo que funciona en conjunto con la Gobernación del EstadoAragua. Desea tener una organización sobre el flujo de la información en su Sistema de Control de Presupuesto.
El flujo de la información viene dada de la siguiente manera: "En la Secretaría de Desarrollo Económico y Social, crea los Programas Sociales y emiten cuatro copias, luego son distribuidos de la siguiente forma: la original y dos copias al Consejo Legislativo de Aragua, mientras queuna copia de este programa es archivada en la Secretaría. El Consejo discute y analiza dichos programas; si los programas están deficientes o no son factibles, son rechazados y enviados la original y una copia a la Secretaría; La copia restante es archivada en el Consejo. En caso contrario, elabora un Memorándum de Programas restados y se envían a la Secretaría una original y una copia, la otracopia es archivada. El Consejo Legislativo archiva la original del Programa Social, una copia es enviada a la Dirección de Administración de la Gobernación y ésta es archivada, por último, envía otra copia a la Contraloría General del Estado, y ésta es archivada.
La Secretaría de Desarrollo Económico y Social, emite un Memorándum de Avances del Programa Social con tres copias y envía una haciala Gobernación(Dirección de Administración) y la otra copia a la Contraloría General, donde la archiva. La Gobernación chequea el Memo, procesa el corte y emite un Cheque, que a su vez es depositado en el Banco. Además, la Secretaría realiza las distintas actividades sociales por corte, actualiza los Libros Contables, los cuales son verificados periódicamente por la Contraloría.Cuando la Secretaría necesita de algún suministro, solicita cotizaciones a los Proveedores, los cuales envían la cotización a la Secretaría, ésta elabora la Requisición de Materiales y Suministros con tres copias, la original y una copia es enviada al Departamento de Compras, éste las firmas y elabora una Orden de Compra , el cual envía la original al Proveedor, se archiva la copia....
OFF1.- La empresa de servicios VENGAS S.A., ubicado en el Centro Comercial Avda. 19 de Abril, tiene un sistema de facturación manual. Dicha empresa desea organizar los procedimientos existentes en la misma, por tal motivo, lo contratan a usted para que analice el sistema existente.
El sistema de facturación tiene como entidades a la 1Oficina deRecepción, 2Departamento de Ventas, 3Departamento de Administración y 4el Departamento de Contabilidad.
El flujo de información viene dado de la siguiente forma: "El Cliente solicita un pedido a la Oficina de Recepción de la empresa; el encargado recibe los pedidos y los agrupa, por último, elabora un Reporte de Orden de Pedidos y lo envía al Departamento de Ventas, que a su vez, el secretariorealizará un itinerario de ventas por cada vendedor con sus respectivas zonas y elabora las Facturas para los distintos Clientes. Esta información es notificada a los vendedores otorgándole el itinerario de trabajo con sus respectivas Facturas. El Vendedor procede a despachar el pedido solicitado por el Cliente, el cual cancela el servicio y recibe la Original de la Factura. Al final del día todaslas copias de las Facturas son entregadas al Departamento de Ventas.
Finalmente, se elabora un Resumen de las Ventas del día, con tres copias. Una copia del reporte es archivada y las restantes son enviadas al Departamento de Administración. En el Departamento de Administración se revisan y verifican los datos del reporte. También, se archivan una copia del reporte y la original es enviada alDepartamento de Contabilidad, en el cual se verifican los datos, si están correctos se actualizan los Libros Contables y por último, archiva la original. En caso contrario, son enviados los reportes al Departamento de Administración para su corrección".
2.- La Secretaría de Desarrollo Económico y Social, la cual es un organismo autónomo que funciona en conjunto con la Gobernación del EstadoAragua. Desea tener una organización sobre el flujo de la información en su Sistema de Control de Presupuesto.
El flujo de la información viene dada de la siguiente manera: "En la Secretaría de Desarrollo Económico y Social, crea los Programas Sociales y emiten cuatro copias, luego son distribuidos de la siguiente forma: la original y dos copias al Consejo Legislativo de Aragua, mientras queuna copia de este programa es archivada en la Secretaría. El Consejo discute y analiza dichos programas; si los programas están deficientes o no son factibles, son rechazados y enviados la original y una copia a la Secretaría; La copia restante es archivada en el Consejo. En caso contrario, elabora un Memorándum de Programas restados y se envían a la Secretaría una original y una copia, la otracopia es archivada. El Consejo Legislativo archiva la original del Programa Social, una copia es enviada a la Dirección de Administración de la Gobernación y ésta es archivada, por último, envía otra copia a la Contraloría General del Estado, y ésta es archivada.
La Secretaría de Desarrollo Económico y Social, emite un Memorándum de Avances del Programa Social con tres copias y envía una haciala Gobernación(Dirección de Administración) y la otra copia a la Contraloría General, donde la archiva. La Gobernación chequea el Memo, procesa el corte y emite un Cheque, que a su vez es depositado en el Banco. Además, la Secretaría realiza las distintas actividades sociales por corte, actualiza los Libros Contables, los cuales son verificados periódicamente por la Contraloría.Cuando la Secretaría necesita de algún suministro, solicita cotizaciones a los Proveedores, los cuales envían la cotización a la Secretaría, ésta elabora la Requisición de Materiales y Suministros con tres copias, la original y una copia es enviada al Departamento de Compras, éste las firmas y elabora una Orden de Compra , el cual envía la original al Proveedor, se archiva la copia....
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