Guia De Documentos

LICEO SAN JOSE
REQUINOA

GUIA DE TRABAJO
"Jesús no debe ser para los

SECTOR

: ADMINISTRACIÓN Y COMERCIO

SUBSECTOR : GESTION PEQUEÑA EMPRESA
CONTENIDO
CAPACIDAD
DESTREZA
VALOR
ACTITUD
PROFESOR
NIVEL

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DOCUMENTACION MERCANTIL
PENSAMIENTO Y SENTIDO CRITICO
REGISTRO CORRECTO
RESPONSABILIDAD
COMPROMISO
MARIA CRISTINA BANDA CAMPOS
TERCER AÑO MEDIO

jóvenes un mero recuerdo,
un cuadropálido, sino una
realidad viva y grande za
quien sometan todos sus
planes, a quien descubran
todas sus esperanzas y
todos sus deseos…”

San Alberto Hurtado

DOCUMENTOS MERCANTILES
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA

Introducción:
Existen documentos e impresos que por su importancia o por la frecuencia de su utilización deben
ser estudiados con detenimiento. No existen normas para undeterminado impreso, por lo cual
cada empresa deberá crear sus propios impresos o bien adaptar los que existan en el mercado a
sus necesidades.
Las operaciones comerciales siguen un proceso completo que empieza con la consulta y
finaliza con el pago; estas operaciones conllevan un movimiento de impresos y documentos.

1. La Consulta:
Cuando en una empresa se detecta la necesidad de adquirir artículos omercaderías deberá
efectuar consultas acerca de éstas y precios que requiere. La consulta puede realizarse de las
siguientes formas:



Por teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías.
Por carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja de establecer una relación formal con el
cliente.
Por medio de la consulta escrita el consultante busca la formulación de la oferta de
los clientesrespectivos.

2. La Cotización:
Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas
hechas por el consultante.
La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general, deberán contener
los siguientes datos:





Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a calidad y cantidad.
Detallar la época del despacho.
Fijaciónexacta del precio.
Vigencia de la cotización.

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REQUINOA

La cotización debe ser absolutamente explícita, sólo en dos casos específicos podrá omitir
detalles:
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

Cuando se incluyen catálogos.
Cuando las empresas ya han tenido relaciones comerciales anteriores.

3. El Pedido:
Cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este
puederealizarse de las siguientes formas:




Por Teléfono: Para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un
impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se
reciban las mercaderías.
Por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal
con el cliente, pero también el inconveniente de sulentitud.
Mediante impreso: Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al
máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos:
- Membrete del comprador.
- Número de orden de compra.
- Fecha de expedición.
- Dirección donde deben entregarse las mercaderías.
- Identificación del vendedor.

- Relación de los artículos solicitados.
- Preciosunitarios e importes parciales
y totales.
- Condiciones y formas de pago.
- Condiciones especiales.
- Referencia a la cotización.

El pedido también se puede llamar ORDEN DE COMPRA.

4. Guía de Despacho:
Es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. La guía de despacho se realiza en
triplicado, el duplicado queda en posesión del emisor; el comprador recibirá original y triplicado,
una delas cuales deberá devolver firmada después de comprobar que la mercadería recibida es la
que realmente figura en la guía de despacho y en la copia del pedido. Si la mercadería no es
conforme, podrá devolverla o rectificar la nota de entrega.
La guía de despacho deberá contener entre otros los siguientes datos:
- Nombre y dirección del vendedor
- Número de R.U.T. del vendedor.
- Giro del negocio....