Guia de mapeo de procesos

GUIA PRÁCTICA PARA MAPEO DE PROCESOS

1. DESCRIPCIÓN

1. Pasos a seguir para el Mapeo de un Proceso
Para realizar el Mapeo de un Proceso, se tendrá que considerar los siguientes pasos:

1. Definir el Problema

• Deberá plantearse toda una serie de preguntas:
¿Cuál es el problema?, ¿En qué vamos a trabajar?, ¿Porqué trabajamos eneste problema en particular?, ¿Quién es el cliente?, ¿Cuáles son los requerimientos del cliente interno o externo?, ¿Cómo se lleva a cabo el trabajo en la actualidad?, ¿Cuáles son los beneficios para implementar esta mejora?.

• El siguiente paso es identificar el protagonista de más importante de cualquier proceso: el cliente. Los clientes pueden ser internos o externos.2. Categorización de un Proceso

• Una vez encontrado la solución al problema, se definirá:
Los elementos de entrada, lo que se desea producir (salida) y las etapas del proceso a realizar para tal fin.
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3. Consideraciones Previas

• Consideraciones previas para elaborar el Mapeo de Proceso:

Se deberáconsiderar las siguientes consideraciones:

o Identificar el punto particular de inicio

o Utilizar simbología estandarizada. Se manejará el programa “Visio 2003 o superior”, como herramienta estándar para graficar los mapas de procesos, y el esténcil: Mapeo de procesos de Responsabilidad Social de Yanacocha.

o El Mapeo de Proceso deberá sergraficado verticalmente en formato A-4.

o Si el proceso es extenso, se continuará en otra hoja A-4, utilizando el ícono respectivo para vincular la continuación de la hoja.

Ejemplo:
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• Distribución de íconos a diagramar
La distribución lógica de los íconos estandarizados, está definido en3 campos verticales, separadas con líneas imaginarias.
En la columna de la izquierda se consideran todos los Ingresos según actividad, Ejemplo: Los ingresos de información a través de documentos físicos o electrónicos.
En la columna del centro o eje del mapeo, está la secuencia de actividades propias del proceso, en el cual se detallan los sub procesos, tareas ypuntos de decisión.
En la columna de la derecha se consideran todas las Salidas, información que sale y van a una Base de datos, a otros destinatarios/usuarios o que se reincorporan al mismo proceso; como resultado de salida de información.

Figura Nº 01
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• Responsable de Puesto
En las actividadesprincipales del proceso se precisa quien es el responsable, no con el nombre de la persona sino por el cargo.
Se considerará un solo responsable del proceso o tarea.
Ejemplo:
[pic] CRS: Coordinador de responsabilidad social

Tiempo promedio de ejecución

•Identificación de puntos críticos
Para la identificación de puntos críticos de cada proceso, priorizar su implementación y actividades de mejora, se considerará el siguiente código de colores:

▪ Rojo: La implementación de la oportunidad de mejora es muy importante.

▪ Amarillo: La implementación de la oportunidad de mejora esimportante.

▪ Verde: La implementación de la oportunidad de mejora es menos importante.

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• Identificación de Oportunidad mas indicador
Para la ubicación de la oportunidad de mejora en una actividad específica, se utilizará el ícono ubicado en el esténcil de: Mapeo de procesos de Responsabilidad Social de Yanacocha....