guia de practicas secretariales

Guía De Prácticas Secretariales

1. ¿Qué es el fax?
Es un equipo de comunicación, reproducción su característica principal es la de enviar documentos de una oficina a diferentes partes ya que eldocumento se envía por este equipo y en el otro extremo de la línea sin utilizar mensajero

2. ¿Qué es la calculadora?
Se considera equipo complementario ya que nos sirve para hacer operacionesmatemáticas con mayor precisión

3. ¿Cuáles son las reglas para el manejo de la correspondencia?
Cada empresa pone las reglas para el manejo de la correspondencia por lo que te toca seguirlas al piede la letra como por ejemplo tener hojas o cuadernos donde registrar la entrada y salida de la correspondencia también se pueden anotar datos como; número de oficio, remitente, procedencia,destinatario, asunto, anexo, observaciones.

4. ¿Qué debes hacer al recibir la correspondencia?
Al recibir la correspondencia verificaras el destinatario o departamento de la empresa que laboras yregistraras la correspondencia ya sea en la libreta o carpeta de registro, clasificaras la correspondencia en ordinaria, urgente y confidencial y la enviaras de acuerdo a su clasificación



5. ¿Qué debeshacer en la correspondencia confidencial?
Evitar que se abra y en caso de ser abierta por accidente se cierra el sobre nuevamente y se marca con la leyenda:
Abierta por equivocación. Y se envía a lapersona autorizada

6. ¿Qué debes hacer en caso de que la correspondencia confidencial se habrá por accidente?
En caso de ser abierta por accidente se cierra el sobre nuevamente y se marca con laleyenda:
Abierta por equivocación. Y se envía a la persona autorizada


7. ¿Cuál es el tipo de archivo más común?
El Alfabético

8. ¿Qué es el archivo muerto?
Son archivos que debenguardarse por 10 años según leyes gubernamentales, para que las empresas puedan consultarlo y deben tenerse guardadas

9. ¿Cuál es el equipo que se utiliza para archivar?
Archivero, gavetas de USB...