Guia De Requerimientos

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Definición de Requerimientos

Tabla de contenidos
Introducción Proceso de abastecimiento ¿Qué significa definir los requerimientos? ¿Por qué es tan importante definir los requerimientos? ¿Cómo definir los requerimientos? Enfóquese en las compras importantes Haga participar al usuario Consulte a sus pares Consulte a expertos Consulte a proveedores Defina las características claves delproducto o servicio Registre y utilice información de las adquisiciones Redacte bases técnicas o términos de referencia

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Introducción
La etapa de definición de requerimientos reviste gran importancia para el proceso de compras. A través de ella, la necesidad de un bien o servicio se convierte en un requerimiento, es decir, se definen las características del bien oservicio que se desea comprar o contratar. Al hacer esto, también se establecen los criterios mediante los cuales se compararán las ofertas. En la presente guía se introducen algunos conceptos, ideas claves y recomendaciones relacionadas con la definición de requerimientos.

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Proceso de abastecimiento
Entendemos el proceso de abastecimiento como el conjunto de actividades, que en formacolaborativa buscan resolver un requerimiento, a través de la compra o contratación de bienes o servicios. El proceso se inicia con la definición del requerimiento y finaliza con la adquisición del bien o servicio que se trate. En esta guía introduciremos la primera etapa, correspondiente a la definición de requerimientos.

Definición Selección del de mecanismo requerimientos de compra

Llamado yrecepción de ofertas

Evaluación Adjudicación de y ofertas formalización

Ejecución y gestión del contrato

¿Qué significa definir los requerimientos?
Como podemos apreciar, el proceso de adquisiciones comienza por la etapa de definición de requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la organización. Entonces, en términos prácticos, esta etapaconsistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar, es decir, se trata de explicar

qué, cómo, cuándo y

dónde se quiere adquirir.
Para realizar esta definición será necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento. No hay que olvidar que detrás de cada compra hay alguna necesidadrelacionada con una actividad de la organización, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.

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¿Por qué es tan importante definir los requerimientos?
Ejemplo: En el marco de un acuerdo para el mejoramiento del entorno laboral, el Departamento de Recursos Humanos solicitó la contratación de un curso decapacitación en prevención de riesgos laborales. La Unidad de Abastecimiento realizó un llamado a licitación indicando el requerimiento y señalando que, a igualdad de condiciones, el criterio de evaluación será el precio. También se indicó el presupuesto con que se contaba. Se recibieron 3 ofertas:

Oferta1

Oferta2

Oferta3

La adjudicación se vuelve complicada, ya que una vez que recibimos lasofertas nos damos cuenta de que hay factores importantes para comparar que no hemos tomado en cuenta. El precio, que sin duda era un aspecto importante, no es el único criterio para tomar la decisión. En este caso falló la definición del requerimiento, pues no se explicitaron todos los aspectos que era necesario evaluar para realizar la comparación de las ofertas. Este error impide comparar lasofertas e incluso puede llevar a declarar desierta la licitación, con los consecuentes costos en tiempo, dinero y credibilidad. Una definición clara y precisa de los requerimientos hubiera permitido que la compra se ajustara a las necesidades (eficacia), sin derrochar recursos (eficiencia). La definición de requerimientos marca el inicio del proceso de abastecimiento y determina en gran medida el...