GUIA DE SISTEMAS DE ORDENAMIENTO FUNDAMENTOS

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
INST:
GUIA DE APRENDIZAJE No. 1
TEMA: SISTEMAS UNIVERSALES DE ORDENAMIENTO
OBJETIVO GENERAL
Conocer y practicar todos los sistemas de ordenamiento que existen universalmente.
INSTRUCTIVO: disponerse en grupos de máximo 5 persona y leer comprensivamente la guía. A medida que vayan leyendo y entendiendo las reglas de cada sistema, deberán ejecutar elejercicio que aparece seguidamente en los kits de archivo utilizando correctamente los elementos que se les entregue.
TIEMPO PARA EL DESARROLLO TOTAL DE LA GUIA:
10 horas.
PRINCIPIOS UNIVERSALES DE ORDENAMIENTO 
ORDENAMIENTO ALFABÈTICO: 
Es una organización que se realiza a partir de las letras del alfabeto y consiste en colocar las unidades de conservación en estricto orden alfabético.  Esteprincipio se divide en: ordenamiento alfabético nominal,  geográfico y  por asuntos.
El ordenamiento alfabético se divide en:
Ordenamiento alfabético nominal: consiste ordenar nombres de personas naturales o jurídicas (empresas).  Para ordenar nombres de personas naturales cada apellido y cada nombre se considerará como una unidad de ordenación independiente y se empezará a ordenar con base en el primerapellido.    

REGLAS PARA LA ORDENACIÓN DE PERSONAS NATURALES: 
1.  Apellidos con elementos prefijos, preposiciones o artículos:
Se ordenan como si estos elementos estuvieran unidos a la palabra principal.  Además, siempre se ordenan en la letra con la cual comienza el elemento.  Ej: si vamos a ordenar las carpetas de  De la Rosa Juan Carlos y De alba Josefina quedará de la siguiente formasiguiendo la flecha. La forma de marcar la carpeta pueden ser varias: mayúscula sostenida todo el nombre,  los dos apellidos en mayúscula sostenida y los nombres con mayúscula inicial separados de coma o el nombre completo con  mayúscula inicial.
                                                DE LA ROSA, Juan Carlos
                                                DE ALBA, Josefina 
2. Nombres de MujeresCasadas:
En Colombia hay que tener en cuenta el apellido de soltera o paterno como primera unidad hasta donde sea posible y como segunda unidad el apellido de casada.  Cuando no se conoce el apellido paterno la unidad de ordenación es el apellido del esposo y la partícula de va al final del nombre.  EJ:
GONZALEZ DE PEREZ, Julia Rosa  
GONZAGA, María Helena de 
GOENAGA ZARRIA, Juliana
3. Abreviaturas En Apellidos:
Estas se consideran como una unidad independiente para su clasificación.  Así, irá primero: García H. Mario que García Hernández Mario. EJ:
García Hernández Mario
García H. Mario     
4.  Un solo apellido: en este caso irá primero el que tiene un solo apellido que el que tiene los dos.    La carpeta de Peláez Pedro irá primero que la de Peláez Arias Pedro.  EJ:
Peláez AriasPedro
Peláez Pedro
5.  Títulos Nobiliarios y Religiosos:
Se consideran unidad de de ordenación cuando solo se conoce el nombre o el apellido y corresponden a la primera unidad.  Cuando se tiene el nombre y el apellido, no se consideran como unidad de ordenación y se escriben al final entre paréntesis si es necesario.  (Ver ejemplo en la página siguiente).
Martínez Álvarez Rita (sor)
Madre Teresa 6.  Los Grados, Títulos académicos y cédulas de ciudadanía:
Solo se consideran unidad de ordenación cuando hay homonimia. La homonimia se puede eliminar con el número de la cédula o con la profesión como se puede ver abajo en el Ejemplo:
ALVAREZ PEREZ, Valmiro (Ing.)
ALVAREZ PEREZ, Valmiro (Abo) 
 
REGLAS PARA ORDENAR PERSONAS JURÌDICAS
Las personas jurídicas se ordenaran tal y comoaparece su registrado su nombre en la cámara de comercio.   
1.  Números dentro del nombre de una empresa:
En este caso para su ordenación se considera como si estuvieran escritos en letras.  Así:  
Emisora 88.9
Emisora H.J.K.C. 
Obsérvese que h es primero que la O de ocho por eso la carpeta de la emisora va primero.
En caso de que la empresa obedezca a una numeración consecutiva, se tendrá...