Guia De Uso Del Archivo Digital
Páginas: 66 (16407 palabras)
Publicado: 18 de junio de 2015
Guía de Uso - Archivo Digital Abc (T65B)
Referencia: Guia_Funcional-Guia
de Uso - Archivo Digital_A_3.5.doc
Fecha: 10/06/2009
Guía Funcional
Guía Técnica
Guía de Integración
EJIE S.A.
Mediterráneo, 14
Tel. 945 01 73 00*
Fax. 945 01 73 01
01010 Vitoria-Gasteiz
Posta-kutxatila / Apartado: 809
01080 Vitoria-Gasteiz
www.ejie.es
Este documento es propiedad de EJIE, S.A. y su contenido esconfidencial. Este documento no puede ser reproducido, en su totalidad o parcialmente, ni
mostrado a otros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de EJIE, S.A.. En el caso de ser
entregado en virtud de un contrato, su utilización estará limitada a lo expresamente autorizado en dicho contrato. EJIE, S.A. no podrá ser considerada Funcional
ersión
el AD
A_3.5.doc
responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.
Contenido
Capítulo/sección
Página
0
Contexto
4
0.1
Terminología
4
1
Objetivo
7
2
Introducción a Archivo Digital
8
2.1
Definición
8
2.2
Clasificación de documentos
10
2.3
El Archivo Digital y la Producción Administrativa
11
2.3.1. Evolución al Archivo Digital
12
2.4Escenarios de utilización
14
2.5
Modelo de Seguridad
15
2.5.1. Modelo de Seguridad del Archivo Digital
15
2.5.2. Modelo de Seguridad del Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA)
23
2.6
23
Búsquedas documentales
2.6.1. Búsqueda en tipo documental dado y en todos sus subtipos, utilizando el operador
IGUAL (=) para los diferentes criterios de búsqueda.
24
2.6.2. Búsqueda en varios tiposdocumentales y posibilidad de utilizar varios operadores
para los criterios de búsqueda.
27
2.6.3. Búsqueda sin especificar los tipos documentales y posibilidad de utilizar varios
operadores para los criterios de búsqueda.
31
2.7
Control de versiones
37
2.8
Formatos
38
2.9
Renderización o Transformación de contenido
38
2.10 Compartir un contenido entre expedientes
Guía de Uso – ArchivoDigital Abc – Guía Funcional
39
ii/70
2.11 Firma de documentos
40
2.12 Carga masiva
41
2.12.1.
41
Proceso de eliminación Masiva
2.13 Expurgo de documentación
42
2.13.1.
Expurgo de versiones de un documento
42
2.13.2.
Expurgo de documentación de apoyo
43
2.14 Auditorías
2.14.1.
43
Proceso de generación y actualización de Registro de Accesos a nivel de
Servicio Documental
442.14.2.
46
Aplicativo de Consulta del Registro de Accesos
2.15 Digitalización, Compulsa y Copia auténtica de documentos originales en papel
2.16 Gestión del Localizador
48
2.17 Localización
50
3
Principios básicos de Archivo Digital
52
3.1
Arquitectura lógica
52
3.2
Contextos y Ciclos de Vida
52
3.2.1. Definición de contexto
52
3.2.2. Contexto de Registro
53
3.2.3. Contexto deTramitación
54
3.2.4. Contexto de Archivo
55
3.2.5. Contexto de Retramitación
57
3.2.6. Contexto de Rearchivo
58
3.3
60
Tipología documental
3.3.1. Tipos documentales
60
3.3.2. Jerarquía entre tipos documentales
60
3.4
62
Metadatos
Guía de Uso – Archivo Digital Abc – Guía Funcional
48
iii/70
3.4.1. Tipo documental ejgv_d_archivo
62
3.4.2. Tipo documental ejgv_d_firma
66Guía de Uso – Archivo Digital Abc – Guía Funcional
iv/70
0
Contexto
La Guía de Uso del Archivo Digital es un ”ABC” (documento integrador y exhaustivo) que describe el
funcionamiento y características técnicas del Archivo Digital, así como las actividades para su integración con
otros sistemas de información. Dicho documento se estructura en los siguientes contenidos:
-
Contenido Funcional.Guía de Uso – Archivo Digital Abc
-
Contenido Técnico. Guía de Uso – Archivo Digital aBc
-
Contenido Guía de Integración. Guía de Uso – Archivo Digital abC
El presente documento se corresponde con el contenido “Guía Funcional. Guía de Uso – Archivo Digital Abc”,
que se encuentra realizacionada con los siguientes documentos:
Nombre
Fichero
Descripción
EVS_Archivo_Digital_V1.2.doc
Estudio...
Referencia: Guia_Funcional-Guia
de Uso - Archivo Digital_A_3.5.doc
Fecha: 10/06/2009
Guía Funcional
Guía Técnica
Guía de Integración
EJIE S.A.
Mediterráneo, 14
Tel. 945 01 73 00*
Fax. 945 01 73 01
01010 Vitoria-Gasteiz
Posta-kutxatila / Apartado: 809
01080 Vitoria-Gasteiz
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mostrado a otros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de EJIE, S.A.. En el caso de ser
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Contenido
Capítulo/sección
Página
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Contexto
4
0.1
Terminología
4
1
Objetivo
7
2
Introducción a Archivo Digital
8
2.1
Definición
8
2.2
Clasificación de documentos
10
2.3
El Archivo Digital y la Producción Administrativa
11
2.3.1. Evolución al Archivo Digital
12
2.4Escenarios de utilización
14
2.5
Modelo de Seguridad
15
2.5.1. Modelo de Seguridad del Archivo Digital
15
2.5.2. Modelo de Seguridad del Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA)
23
2.6
23
Búsquedas documentales
2.6.1. Búsqueda en tipo documental dado y en todos sus subtipos, utilizando el operador
IGUAL (=) para los diferentes criterios de búsqueda.
24
2.6.2. Búsqueda en varios tiposdocumentales y posibilidad de utilizar varios operadores
para los criterios de búsqueda.
27
2.6.3. Búsqueda sin especificar los tipos documentales y posibilidad de utilizar varios
operadores para los criterios de búsqueda.
31
2.7
Control de versiones
37
2.8
Formatos
38
2.9
Renderización o Transformación de contenido
38
2.10 Compartir un contenido entre expedientes
Guía de Uso – ArchivoDigital Abc – Guía Funcional
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ii/70
2.11 Firma de documentos
40
2.12 Carga masiva
41
2.12.1.
41
Proceso de eliminación Masiva
2.13 Expurgo de documentación
42
2.13.1.
Expurgo de versiones de un documento
42
2.13.2.
Expurgo de documentación de apoyo
43
2.14 Auditorías
2.14.1.
43
Proceso de generación y actualización de Registro de Accesos a nivel de
Servicio Documental
442.14.2.
46
Aplicativo de Consulta del Registro de Accesos
2.15 Digitalización, Compulsa y Copia auténtica de documentos originales en papel
2.16 Gestión del Localizador
48
2.17 Localización
50
3
Principios básicos de Archivo Digital
52
3.1
Arquitectura lógica
52
3.2
Contextos y Ciclos de Vida
52
3.2.1. Definición de contexto
52
3.2.2. Contexto de Registro
53
3.2.3. Contexto deTramitación
54
3.2.4. Contexto de Archivo
55
3.2.5. Contexto de Retramitación
57
3.2.6. Contexto de Rearchivo
58
3.3
60
Tipología documental
3.3.1. Tipos documentales
60
3.3.2. Jerarquía entre tipos documentales
60
3.4
62
Metadatos
Guía de Uso – Archivo Digital Abc – Guía Funcional
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3.4.1. Tipo documental ejgv_d_archivo
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3.4.2. Tipo documental ejgv_d_firma
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Contexto
La Guía de Uso del Archivo Digital es un ”ABC” (documento integrador y exhaustivo) que describe el
funcionamiento y características técnicas del Archivo Digital, así como las actividades para su integración con
otros sistemas de información. Dicho documento se estructura en los siguientes contenidos:
-
Contenido Funcional.Guía de Uso – Archivo Digital Abc
-
Contenido Técnico. Guía de Uso – Archivo Digital aBc
-
Contenido Guía de Integración. Guía de Uso – Archivo Digital abC
El presente documento se corresponde con el contenido “Guía Funcional. Guía de Uso – Archivo Digital Abc”,
que se encuentra realizacionada con los siguientes documentos:
Nombre
Fichero
Descripción
EVS_Archivo_Digital_V1.2.doc
Estudio...
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