Guia diagnostico de proceso

GUIA DE DIAGNOSTICO BASICO DE PROCESOS


OBJETIVO

Disponer de un conjunto de elementos para guiar la determinación del estado actual del proceso.


PROCEDIMIENTO GENERAL DE LEVANTAMIENTO DEINFORMACION

1. Revisar documentación existente y analizarla (Manuales, procedimientos, registros, flujos)
2. Conducir entrevistas con responsables del proceso actual para ratificar esquema deoperación, identificar ineficiencias y posibilidades de solución.
3. Relevar actividades no formalizadas, significativas para el proceso.
4. Consultar opiniones y percepciones de clientes del proceso5. Establecer indicadores de desempeño actual del proceso.

DIMENSIONES A SER CONSIDERADAS:

1. Estructura
2. Proceso (flujo de operación)
3. Tecnología
4. Gente

DESARROLLO DE LOS TEMAS ARELEVAR


1. Estructura/ infraestructura Organizativa
a. Oficinas/ puntos de venta/ ciudades en donde se desarrolla el proceso
b. Organigrama actual (jerarquías)
c. Áreas participantes en elproceso
d. Cargos tipo participantes en el proceso
e. Número de personas participantes
f. Niveles de toma de decisión
g. Estado/ funcionalidad de instalaciones físicas

2. Proceso
a. Secuencia deactividades desarrolladas: Diagramación
b. Documentos utilizados en el proceso
c. Actividades de control en el proceso
d. Demoras existentes en el proceso
e. Documentos generados por el Proceso
f.Riesgos existentes en el proceso
g. Análisis de estandarización del proceso en todos los puntos de ejecución
h. Procedimientos y normas existentes para el proceso
i. Actividades de transporte omovilización realizadas
j. Niveles de autorización definidos (centralización / descentralización)

Indicadores básicos del Proceso
a. Volúmenes Operativos
b. Tiempos de procesamiento
c. Costosincurridos (de ser posible)

3. Tecnología
a. Aplicaciones utilizadas en el proceso
b. Nivel de cobertura de las aplicaciones
c. Disponibilidad de hardware
d. Sistemas de Información Gerencial...