Guia fondos acumulados

GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización de los fondos acumulados

COLOMBIA Bogotá, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.

GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización de los fondos acumulados

Elaborado por:

Profesional en Sistemas de Información,Bibliotecólogo y Archivista. (Candidato) Universidad de la Salle

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

Correo Electrónico: Lsierrae70@hotmail.com

BOGOTA D.C. Octubre de 2003

CONTENIDO
Página

INTRODUCCIÓN Capitulo I 1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS 1.1 Definición 1.2 Procesos de Valoración 1.2.1 Valoración documental 1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados 1.3.1 Principio de procedencia1.3.2 Principio de orden original 1.4 La Descripción Documental 1.4.1 Denominación del fondo acumulado 1.5 Base Legal 1.6 Metodología organización de fondos acumulados Capitulo II 2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD 2.1 Definición 2.2 Objeto 2.3 Alcance 2.4 Plan de Acción 2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental Capitulo III 3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 3.1.1 Elementos a evaluar 3.2 Estudios Institucionales 3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la institución

3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) 3.3.1 Definición del cuadro de clasificación 3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación 3.3.3 Elementos de todo cuadro 3.4 Propuesta Tabla de Valoración Documental 3.4.1Elementos de toda tabla de valoración 3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental Capitulo IV 4. DEFINICIONES BIBLIOGRAFÍA Anexos

INTRODUCCION

La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización eidentificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los depósitos de archivo. El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus archivos. Miexperiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas interesadas en el tema de los FondosAcumulados la presente Guía Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las organizaciones. Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a;

conservación, normalización, control yfacilidad de consulta de la información. Para ello se definieron lineamientos sobre: • • • • Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas. Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración La aplicación de la TVD

De la aplicación y el cumplimiento metódico de la presente guía, depende el éxito en la organización delfondo acumulado y la recuperación de la Memoria Institucional y documental.

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

CAPITULO I

1.1 DEFINICIÓN Son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio organización condiciones fuente consulta eficiente para los usuarios de archivístico sin de las conservación...