Guia Implementación Proyecto De Gestión Documental

IMPLENTACION DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL












ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
REPÚBLICA DE COLOMBIA








MANUAL DE CONSULTA









TABLA DE CONTENIDO



INTRODUCCIÓN 6
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8
1.1. ANTECEDENTES 8
1.2 JUSTIFICACIÓN 9
1.3 OBJETIVOS 11
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 11
1.3.2 OBJETIVOSESPECÍFICOS 11
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12
2.1 MARCO LEGAL 12
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 15
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 15
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 16
2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 17
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 18
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 20
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 20
2.2.5.2 RECEPCIÓN DEDOCUMENTOS 22
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 23
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 24
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 25
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 29
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 31
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 33
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 37
2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOS 37
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 37
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 38
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 38
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 39
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 39
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 40
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 45
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 47
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 52
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DEDOCUMENTOS 53
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 55
2.3 IMPLEMENTACIÓN 57
2.4 SEGUIMIENTO 57
ANEXOS 59
ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 59
1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 59
1.1.1 NOTA INTERNA 59
EJEMPLO DE NOTA INTERNA 61
1.1.2. MEMORANDO 62
1.1.3. CIRCULAR 67
1.1.4 ACTA 731.1.5. CARTAS 79
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD 82
1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 82
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS 82
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 82
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN 82
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES 83
1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL 84
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE 84
1.4.1TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN 84
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 86
2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN 86
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) 86
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS 86
2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS 86
2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 87
2.6 DIRECTRIZ DEDISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 87
2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS 87
2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS 88
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO 89
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 89
3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD 90
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD 90
3.2.1 CAPACITACIÓN YSENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 91
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 91
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 93
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO 94
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 94
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DELAS TRD 95
ANEXO 4. FOLIACIÓN 96
ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN 99
5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS 99
5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 99
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS 99
ANEXO 6. INVENTARIO 101
ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 104
7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 104
7.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 105
ANEXO 8. INSTRUMENTOS DE...