guia meeting planner

GUÍA PARA EL ORGANIZADOR DE REUNIONES Y
CONVENCIONES

CENTRO DE CONVENCIONES
WTC-MORELOS

Consideraciones para la selección del lugar
Listado de verificación para la inspección del lugar
El destino
Accesibilidad
o Facilidad y costo
o Proximidad al aeropuerto
o Permite el acceso de personas con discapacidad
o Servicio de taxi / limusina adecuado
o Suficiente espacio deestacionamiento
o Disponibilidad y costo de servicio de recepción
o Ayuda adecuada en el aeropuerto
o Temporada del destino (temporada alta vs. temporada baja)
Ambiente
o Disponibilidad de atracciones locales
o Compras
o Recreación
o Restaurantes
o Condiciones del clima
o Apariencia
o Seguridad del área
o Salud económica de la comunidad
o Reputación del área / las instalaciones para ser sede deeventos
o Apoyo y servicios disponibles de la oficina local de convenciones
o

Disponibilidad de proveedores experimentados, tales como firmas de audiovisuales,
contratistas de servicios de exhibición, ayuda temporal y seguridad

Las instalaciones
o Porteros y botones eficientes y amables
o Lobby limpio y atractivo

o Oficina de registro fácil de encontrar: espacio y personal suficientesen relación con las
habitaciones de los huéspedes; capacidad para manejar horas pico de ingreso y salida
para grupos grandes; personal eficiente de la recepción
o Oficina de mensajes e información accesible y con suficiente personal: respuesta rápida a
llamadas telefónicas, entrega rápida de mensajes
o Disponibilidad de servicios para los huéspedes: farmacias, bancos, servicios deemergencia,
almacén de regalos, conserje, cajas de depósito de seguridad
o Habitaciones limpias y cómodas: muebles en buenas condiciones, elementos modernos en
el baño, iluminación adecuada, espacio adecuado en el closet y colgadores adecuados,
detectores de humo, información de salida en caso de incendio claramente ubicada,
nevera y/o mesón con lavaplatos
o Iluminación adecuada y limpieza en lospasillos
o Accesibilidad al ascensor de servicio
o Tamaño de la habitación estándar vs. la habitación de lujo
o Habitaciones equipadas para personas con discapacidad
o Cantidad y tipos de suites y disponibilidad de planos de las suites
o Procedimientos y políticas de reservas
o Clasificaciones de las categorías de habitaciones (número de piso, no fumadores, etc.) y
cantidad disponible en cadacategoría
o Cantidad de habitaciones disponibles para llegadas anticipadas y salidas retrasadas
o Tarifa de convención actual y tarifa plena para huéspedes individuales (que no sean parte
del grupo)
o Fecha en que el hotel suministrará tarifas en firme
o Requerimientos de garantía y depósito
o Horas de registro y salida
o Fecha de corte para el bloqueo de habitaciones
o Políticas paracobrar cheques y tipos de tarjetas de crédito aceptadas
o Política de reembolsos para cancelaciones
o Fechas de cualesquiera renovaciones planeadas
o Cualquier cambio en la posesión del hotel que esté en discusión
o Disponibilidad de un gimnasio, horario y costo
o Cargos por acceso telefónico (larga distancia, local y tarjeta de llamadas)

o Sistema de llaves para las habitaciones de loshuéspedes
o Espacio de parqueo adecuado (gratuito o con una tarifa)
o Plan de emergencia del hotel (el gerente del evento lo debe revisar)
o Salidas de emergencia del hotel claramente marcadas
o Comparación de categorías de habitaciones con cama tamaño king y cama doble
Espacio del evento
Los salones de eventos se encuentran en todas las formas y tamaños y presentan una cantidad de
obstrucciones ydeficiencias. El gerente del evento debe evaluar el potencial de cada salón que se
esté considerando. Deben medir el salón, preparar diagramas a escala, incorporar todo los
equipos, escenario y decoración, y calcular el número de metros cuadrados deseados por persona
para la configuración deseada. A continuación se encuentran algunas preguntas que el gerente del
evento debe estar preparado...