guia organizacion archivos de gestion

GUIA PARA LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
INTRODUCCION
La presente Guía para la Organización de los Archivos de Gestión (tomada del
Documento Modelo, del Archivo General de la Nación), tiene como fin
disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos
propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa,
secuencial y normalizada,en atención a las políticas, normas, métodos y
procedimientos archivísticos establecidos.
Por considerarse de suma importancia para su aplicación en procesos ,
relacionados con la producción, recibo, radicación, trámite, distribución,
retención, almacenamiento, recuperación, protección, prevención y transferencia
de los documentos, en los archivos de gestión, este documento debe ser deobligatorio conocimiento, cumplimiento y aplicación, por parte de quienes tienen
la responsabilidad de producir, recibir y gestionar los archivos de oficina de la
Usco.
1. PRODUCCION DOCUMENTAL
Con el propósito de normalizar la estructura o formato para documentos de
producción frecuente como actas, cartas, circulares internas y externas,
memorando, nota interna, telefax, correo electrónico; comotambién el
procedimiento para le envío y recibo de las comunicaciones externas a través de
l oficina de Correspondencia.
La Universidad Surcolombiana considera necesario que el personal encargado
de la producción documental conozca los modelos referenciados y los aplique
sin hacer modificaciones que alteren la estructura original. En todo caso, se
pueden presentar observaciones osugerencias al Grupo de Administración de
Documentos, quienes coordinarán con la Oficina de Planeación, los ajustes
respectivos.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL DE PRODUCCION FRECUENTE.

Tipo Documental
Firma
Responsable

Producción
Documental

Descripción

ACTA
Presidente y
Secretarios de
Juntas
Directivas y
Comités
1 Original
Producción: papel bond carta.
Comunicación interna que
constituye lamemoria de
reuniones, donde se consigna lo
que se debate y se acuerda en ella

MEMORANDO
Rector
Vicerrectores
Decanos
Jefes de
Programas
Coordinadores
Jefes de
División
Jefes de Grupo
Jefes de Oficina

1 original
1 copia

Producción:
Papel

NOTA INTERNA
Jefes de
Dependencia

1 original
1 copia

Formato para diligenciar

TELEFAX Y
CORREO
ELECTRONICO

RectorVicerrectores
Decanos
Jefes de
Programas
Coordinadores
Jefes de Oficina
Jefes de Grupo
Jefes de
División

1 original
1 copia

Es una comunicación externa.
Diligenciar comunicación en papel
membreteado, en original y copia.
Para el correo electrónico, se
adjunta diskette con la
comunicación.




2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
2.1 APERTURA DE SERIESDOCUMENTALES
􀂃 Tomar la TRD correspondiente a la Dependencia.
􀂃 Conocer que series y subseries le corresponden.
Ejemplo.
Serie Subseire
2.01.13
Actas de Consejo Académico
2.01 ACTAS
2.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
􀂃 Estimar la cantidad de expedientes (carpetas) que se van a abrir para cada
serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellas, evitando que
al agregarse loscorrespondientes tipos documentales se disminuya la facilidad
de consulta por efecto de reducción de espacio.
􀂃 Cada carpeta puede conservar máximo 180 folios.
􀂃 A continuación de las láminas, colocar tantas carpetas colgantes como
expedientes sea necesario abrir.
􀂃 Dentro de la carpeta colgante colocar una carpeta celuguía que a su vez
Siga las siguientes instrucciones:
􀂃 Haga unadistribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de
estantería, enumerando de 1 a n de arriba hacia abajo.
1
2
3
1
2
3
4
􀂃 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo el orden de
codificación establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en
la TRD. Igualmente en el vértice superior derecho de la gaveta adherir una
cartulina con la descripción de...