GUIA PARA COMENZAR CERO PAPEL

1
CÓMO COMENZAR UNA
ESTRATEGIA DE CERO PAPEL EN
SU ENTIDAD
Primeros pasos

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en línea
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa
Departamento Administrativo de la Función Pública
Archivo General de la Nación
Colaboradores
Héctor Bonilla –Gobierno en línea
Oscar Almanza – Gobierno en línea
Lina María Cruz – Gobierno en línea

CONTENIDO

CONTENIDO

3

INTRODUCCIÓN

5

1 SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

6

2 CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

6

3 DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

8

4 FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA
DE CERO PAPEL
10
5 REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONESY FOTOCOPIAS EN LA
ENTIDAD

11

6 IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES

12

7 IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN
PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS

12

8 IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO
VALOR.
13
ANEXOS. FORMATOS DE ENCUESTAS Y EVALUACIÓN

14

INTRODUCCIÓN
El primer paso suele ser el más difícil, y las estrategias querecomendamos para comenzar se han enfocado en ocho
actividades prácticas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Seleccione un líder para la estrategia de cero papel
Conforme un equipo de trabajo
Documente los costos y ahorros
Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de cero
papel
Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad
Implemente el uso de firmas digitales
Implementela automatización de comienzo a fin en un
procedimiento interno libre de riesgos
Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.

Estas indicaciones se complementan con la Guía de buenas
prácticas para reducir el consumo de papel, cuyas
recomendaciones pueden ser incluidas en las actividades,
encuestas y tablas sugeridas.
Una fase siguiente a incluirá la adopción de aplicacionesde
gestión de documentos electrónicos de archivo, o gestores de
contenido, automatización de procedimientos, entre otros, que serán
abordados posteriormente en otro conjunto de guías y lineamientos.

1 SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO
PAPEL
Seleccione una persona organizada, entusiasta y creativa para
coordinar las actividades de reducción de uso de papel. El
coordinadordebe ser alguien que se comunica bien con sus
compañeros de trabajo y puede dedicar tiempo en el futuro
inmediato para establecer una estrategia efectiva. No tiene que ser
una dedicación de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o
habilidad para lograr que la estrategia se haga realidad. Un buen
candidato puede ser el líder de Gobierno en línea en la entidad.

2 CONFORME UN EQUIPO DETRABAJO
El coordinador debe formar un grupo o equipo con
representantes de oficinas responsables de temas clave, tales como
medio ambiente, sistemas de gestión de calidad, archivo y
correspondencia, sistemas de información, compras, entre otros,
para discutir cómo implementar mejor la estrategia para lograr la
reducción de consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipo
bien conformadole permitirá establecer sinergias con otras
iniciativas que se desarrollen en la entidad, evitando sobrecargar a
los empleados, y maximizando esfuerzos y recursos.
Es importante incluir en el desarrollo de la estrategia a los jefes
de oficina y personal de apoyo. Una base de apoyo más amplia y
entusiasta tendrá mayores probabilidades de cooperación y éxito.

El equipo de trabajo debería:
Desarrollar un plan. Comenzando con poco, haciendo
frente a una cosa a la vez, creando un proceso que
permitirá ampliar sus esfuerzos en las fases. Resulta
conveniente que las actividades se enmarquen dentro del
plan de acción de Gobierno en línea.
 Hacer el seguimiento y evaluar los esfuerzos realizados.
Es muy importante, para asegurar la gestión y el apoyo
de la organización,...