Guia para computarizar su sistema contable

Un suplemento de Actualidad Gerencial
Volumen VIII, Número 4, 1999/2000
Actualidad Gerencial
Guía para
Computarizar Su
Sistema Contable
Un suplemento de Actualidad Gerencial
“Cómo Comprender y Utilizar los Sistemas de Administración Financiera para Tomar Decisiones”
Volumen VIII, Número 4, 1999/2000
Guía para Computerizar Su Sistema Contable 3
Guía para Computarizar Su Sistema ContableEn Este Suplemento
Toma de Decisión de Computarizar .......................... 4
Preparación para la Computarización ..................... 7
Implementación de Su Proyecto de Computarización
................................................................... 10
Formación del Equipo del Proyecto ..................... 10
Preparación de los Documentos que Servirán
de Guía................................................................. 10
Examen del Sistema Actual ................................. 11
Desarrollo de Propuestas para Efectuar
Modificaciones ..................................................... 11
Selección y Compra del Software ........................ 11
Instalación de los Equipos y del Software e
Ingreso de la Información Preliminar ................. 12Preparación y Capacitación del Personal ........... 13
Control y Evaluación ............................................ 13
Cronograma Illustrativo ...................................... 14
Selección y Compra del Software ............................ 16
Determinación de las Necesidades de Software 16
Comprensión de los Módulos de Software
Contable.............................................................. 17
Evaluación de las Opciones de Software y de
Vendedores .......................................................... 21
Hacer que el Software Trabaje para Usted ............. 25
Recursos Seleccionados del Internet ....................... 26
Un sistema de administración financiera eficaz
se basa en la disponibilidad de datos financieros
fidedignos, exactos y oportunos. Por logeneral estos
datos son suministrados por el sistema contable de
una organización. En respuesta a factores como
expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes,
la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia
y la disponibilidad de una tecnología de costo
relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones
están adoptando sistemas de contabilidadcomputarizados
que les suministrarán los datos que necesitan, en el
momento que los necesitan. Planificar e adoptar un sistema de
contabilidad computarizado eficiente podría parecer una tarea
muy difícil y compleja para cualquier administrador. La
intención de esta Guía es ayudarle a considerar algunos de los
factores relevantes para tomar la decisión de computarizar o
modernizar su sistemacontable.
La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión
de sistemas contables. Por lo general comienzan con un
sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una
mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo
computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado
simple. A menudo este sistema computarizado incluirá
una mezcla de varios sistemas o programas queingresan datos
en hojas de cálculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y
el software de computación facilitan más que nunca la transición
de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas
de cálculo a la implementación de un sistema computarizado,
o la modernización de un sistema existente. Los costos bajos
de las computadoras y del software también han logrado reducir
el costofinanciero que se requiere para realizar este cambio.
Esta guía está dirigida a los administradores que están
considerando si deben o no computarizar sus sistemas contables,
o que están en el proceso de preparación o implementación
de una decisión previa con miras a computarizarlo.
También podría ser útil para los administradores que están
evaluando las necesidades de sus programas en lo que...