guia para entrevistas

Guía para realizar reuniones efectivas


Objetivo de la guía

El objetivo de esta guía es apoyar a los auditores en la ejecución de las reuniones con la alta gerencia/dirección de la organización. En esta guía se describen los principales procedimientos que debe ejecutar el auditor antes y durante las reuniones.

Importancia de las reuniones con la alta gerencia/dirección

Elentendimiento del negocio de la entidad lo hacemos de arriba hacia abajo, es decir que debemos comenzar por entrevistarnos con los principales directivos de la organización, ya que son ellos los que conocen la operación de la entidad, sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Conforme la tarea ejecutar, debemos programar reuniones con los directivos de las distintas áreas (dirección,administrativa y financiera, compras, recursos humanos, sistemas, patrimonio, presupuesto, etc.) que el auditor considere necesario de acuerdo con la estructura de la entidad.

Objetivo de las reuniones

El objetivo de estas reuniones es obtener un entendimiento del funcionamiento de la organización, sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas con el fin de identificar riesgos denegocio y procesos así como la existencia de respuestas por parte de la gerencia que los elementos que los mitiguen.

Las reuniones con los directivos de la compañía son un factor clave de éxito dentro del entendimiento de la entidad, por lo mencionado precedentemente es importante que el auditor planee y ejecute estas reuniones de una forma efectiva.

A continuación presentamos una serie depuntos que debemos tener en cuenta en la programación, preparación y ejecución de las reuniones con la alta gerencia.

1. Definir un plan de reuniones
Con base en la estructura de la organización y la tarea a ejecutar, debemos preparar un plan de reuniones, enfocado al cumplimiento de nuestro objetivo principal, obtener un entendimiento del funcionamiento de la organización, sus debilidades,oportunidades, fortalezas y amenazas con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y las respuestas de la gerencia que los mitigan.

2. Solicitar la reunión
Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o uncontacto directo en donde nos presentamos (en caso que no nos conozcan) y le comuniquemos al directivo nuestro deseo de reunirnos y el objetivo de la reunión.

Lugar: Preveer el lugar de reunión considerando en lo posible que; no se preste a la distracción, sin ruidos molestos, con suficiente iluminación y con espacio para todos los participantes.
En algunas organizaciones es necesarioreservar las salas de reuniones con varios días de anticipación. Asegúrese que para el día de la reunión se contará con un lugar adecuado.

Fecha: La solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación (recomendable con más de una semana de anticipación), con el fin de que nuestro entrevistado tenga tiempo conocer la agenda que le enviaremos antes de la reunión, preparar susideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparado para nuestra reunión.

Hora: Las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo). Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del directivo, teniendo en cuenta que normalmente los directivos de las organizaciones cuentan conagendas muy apretadas. No es conveniente programar reuniones fuera de las horas normales de trabajo.

Duración: es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.

Asistentes a la reunión: De nuestro equipo por lo...