Guia Para La Elaboracion De Manuales

Guía para la elaboración de manuales de procedimientos.
L.E. Ángel J. González S.

PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
• 1. Investigación Para llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, es necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de los programas donde se consignen losrequerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del mismo, para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influir en su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño.

• 2. Análisis Es una categoría metodológica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional, unidad responsable, etc.), además deidentificar y conocer los principios (sustancia y esencia), los elementos (atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines (objetivos, metas y resultados), de su composición, y contar así con las bases y los conocimientos necesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y características, e influir en su integración, transformación, funcionamiento u operación.El análisis de la información existente para responder a las preguntas siguientes:
• ¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimental, actualizar, redimensionar o suspender. • ¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución. • ¿Quién(es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades. • ¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad.

• ¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los resultados, según las normas, políticas ylineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. • ¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo, así como de sus usuarios. • ¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la ejecución y logro de los resultados.

• 3. Diseño Acción quecon una metodología y técnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial y cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes (gráficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos de tecnología de la información.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• 1. C o n c e p t o: Es un documento de apoyo y consultaintegrado por procedimientos de carácter técnico y administrativo y de atención al público debidamente estructurados, para sustentar el funcionamiento y la prestación de los servicios asignados a las distintas unidades administrativas, en base a una normatividad y metodología autorizada.

• 2. Funciones -Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma deejecutar un trabajo determinado. -Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripción del sistema operativo en su conjunto, así como las interrelaciones de los órganos administrativos en la realización de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinación a través de un flujoeficiente de información. - Presentar una visión integral de como opera una unidad responsable.

• Lograr continuidad en la ejecución del quehacer público independientemente de que cambien los responsables del mismo. -Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una unidad administrativa, facilitando su incorporación a la misma. -Auxiliar al analista de...