guia para la elavoracion de manuales de procedimientos


GUIA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

PRESENTACION

La administración es el elemento básico para convertir los objetivos, planes y programas de las organizaciones en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de nuestra sociedad.
La presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, la cual,realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestión de Calidad, lineamientos generales para elaborar estos documentos administrativos atendiendo a los principios de orientación al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua, liderazgo y participación.
El manual de procedimientos es un instrumento de información sobre los métodos de trabajo que emplean las dependencias, organismosauxiliares y fideicomisos para la generación de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos.
La presente guía se integra por cuatro apartados: objetivo de la guía; generalidades; componentes principales y los elementos complementarios del manual de procedimientos.
Los procedimientos administrativos

Las dependencias, organismos y fideicomisos de la Administración Públicacuentan con diversos procedimientos para la ejecución de las funciones que tienen encomendadas, así como para la obtención de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo.
Definición

El procedimiento administrativo es un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de unaactividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto.
El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades de transformación de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de información que se emplean en el desarrollodel trabajo administrativo.

Los procedimientos administrativos con orientación a sistemas de gestión de calidad
Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la población y se da cumplimiento a lasdisposiciones legales vigentes.
En este sentido, las unidades administrativas tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que reúnan las condiciones o requisitos que exige la sociedad.
Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestión de calidad en el diseño y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principiosson:
a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas.
b. Liderazgo: La dirección debe orientar a la organización al logro de sus objetivos con altos niveles de calidad.
c. Participación del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del personal en todoslos niveles de la organización.
d. Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios.
e. Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación y resultados.
f. Mejora continua: Laorganización debe en todo momento revisar y mejorar sus procesos para elaborar el desempeño de la organización.
g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de información documentada para la adecuada toma de decisiones.
h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones interdependientes entre la organización y sus proveedores deben considerarse...