GUIA PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL.


En la actualidad existe una gran variedad de formas para presentar un Manual de Procedimientos y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada Dependencia o Entidad, así como con su ámbito de aplicación; por estas razones, resulta conveniente que en la Administración Pública Estatal se adoptennormas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.

A continuación se mencionan los elementos que se consideran deben integrar un Manual de Procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:

• Identificación.
• Contenido.
• Introducción.
• Objetivo del manual.
• Presentación y desarrollo de losprocedimientos.
• Otros documentos
• Anexos.
• Glosario de términos.
• Autorización del manual


1. Identificación.
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Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:

• Logotipo de la Dependencia o Entidad.
• Nombre de la Dependencia o Entidad.
• Título del documento “Manual de Procedimientos”.
• Nombre o siglasde la Unidad Administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente.
• Fecha de implantación o, en su caso, de actualización. (Ver figura 7)
 








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Figura 7



2. Contenido.


En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos principales quecomprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe en la figura 8.





















































Figura 8
 


3. Introducción.

Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad, fines y propósitos que sepretenden cumplir a través de el. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como un mensaje del titular de la institución (opcional).

Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior.(Ver figura 9)




























Figura 9

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4. Objetivo del Manual.

En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

El objetivo deberá ser lo más concreto posible y su redacción clara y en párrafos breves; además, en la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y en lasegunda, PARA QUÉ SE HACE. Ver ejemplo en la figura 10.











Figura 10


5. Presentación de los Procedimientos.

Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, la conforman el desarrollo de los procedimientos con cada uno de los apartados que lo integran. Insertar una hoja en la que se mencione como título “Presentación de los Procedimientos” (letraArial número 14, con negritas, en mayúsculas y alineado a la derecha). Ver figura 11.



















Figura 11 


6. Desarrollo de los Procedimientos.


En esta parte del manual se mostrarán todos los procedimientos que lo integran y es la parte más importante del manual. Su presentación obedecerá a los lineamientos generales descritos en esta guía.


Se integrainmediatamente después de la hoja de PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS y deberá contener cada procedimiento, según el orden mencionado en el “CONTENIDO” del documento, al igual que su objetivo, normas de operación, descripción, diagrama de flujo, formas que se utilizan y sus guías de llenado, además, en su caso los otros documentos necesarios para el desarrollo de cada procedimientos.
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