Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011

| Subdirección de Recursos Humanos - Marzo 2011 |

Guía Práctica para
el Manejo de
Reuniones Efectivas
Contenido

¿Qué es una reunión efectiva?
Espacio laboral en que se logra la interacción y compromiso de
personas hacia un objetivo determinado.
Esto es posible si se dan las condiciones para enfrentar y
solucionar problemas y coordinar planes y proyectos, logrando la
integración de grupos y depersonas, constituyendo equipos de
trabajo que hacen un buen uso de sus capacidades y recursos.

¿Por qué las jefaturas deben
realizar reuniones efectivas?
Porque constituyen un medio para construir climas de trabajo
favorables y conseguir las metas del equipo.
Porque permiten formular, monitorear y evaluar el
cumplimiento de sus Planes Estratégicos, Planes Operativos y
Compromisos de Desempeño deEquipo.
Porque permiten instalar un estilo de trabajo colaborativo
para cumplir los objetivos y metas del área que dirige,
haciendo de las reuniones un espacio de aprendizaje y
participación para la colaboración.

¿Qué es una reunión efectiva?

1

¿Por qué las jefaturas deben

1

realizar reuniones efectivas?
Valor de las Reuniones

2

Tipos de Reuniones

2

Principales Etapas de una
Reunión
I.Antes de la Reunión

3

II. Durante la Reunión

7

III. Después de la Reunión

12

Valor de las reuniones
Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión de gran valor:

Para la organización
- Contribuyen a la formulación y
al despliegue de la estrategia
institucional.
- Pueden ser una oportunidad
para poner en práctica la filosofía
de gestión participativa.
- Proporcionan laposibilidad de
solucionar un gran número de
necesidades y desafíos, tanto de
la organización como de las
personas.

Para los equipos de trabajo

Para las personas

- Proporcionan a los grupos de
trabajo oportunidades para
aprender a trabajar en equipo,
orientados por los valores,
objetivos y la estrategia
organizacional.

- Compartir ideas, expresar
sentimientos y entregarse apoyo
mutuo.

- Permite a susintegrantes valorar
diferentes puntos de vista y
generar en equipo ideas de
conjunto.

- Contribuyen a que las personas
se comprometan con los
resultados, acciones, metas y
procesos que han contribuido a
generar.

- Proveen una oportunidad a sus
integrantes para resolver desafíos
y problemas colaborativamente.

- Constituyen una oportunidad de
inclusión y participación.

- Permite a losintegrantes del
equipo valorar y aprender de los
demás y de todos los procesos de
tarea del área.

Tipos de Reuniones
Tipo de
Reunión
Planificación
y Evaluación
Control de
gestión
Información
Participación
o Negociación
Consultiva

Descripción
Evaluar resultados y formular y/o discutir planes estratégicos, operativos, o Compromisos de
Desempeño. Requieren de tiempo para la reflexión, análisis deinformación y generación y discusión
de ideas.
Monitorear planes y actividades semanales / mensuales / diarias, compartir datos, resolver.
Centrarse en la revisión y control de la Carta Gantt. Deberán tener una frecuencia periódica
establecida y conocida por todos.
Dar a conocer una información o decisión. Desmentir un rumor. Anunciar un cambio. Dar
instrucciones a un equipo. Adoptar un procedimiento.Informar un plan o proyecto.
Analizar o resolver un asunto. Acordar una o más responsabilidades. Fijar, modificar o negociar
plazos, cargas de trabajo. Tomar decisiones. Fijar o modificar estándares. Establecer objetivos.
Evaluar resultados. Analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos.
Intercambiar puntos de vista. Llegar a acuerdos y tomar decisiones.
Diagnosticar unproblema. Recoger información. Conocer reacciones ante un cambio. Generar
sugerencias y alternativas de solución. Recabar posiciones ante un conflicto. Analizar opciones.

Principales Etapas de una Reunión

Quien ejerza el rol de conductor de la reunión, deberá asegurar que las indicaciones para cada etapa de
la reunión se cumpla.

I. ANTES DE LA REUNIÓN

1

Determinar si es necesario efectuar...