Guia_rapida_sicomindep

Sistema de Correspondencia
SICOMINDEP

Es una herramienta informática que permite registrar, controlar, simplificar y
automatizar el flujo de correspondencia interna y externa. Asimismo, está; diseñada
para que los funcionarios puedan hacer seguimiento a la ejecución de las tareas que les
son asignadas y que usualmente están vinculadas a una cadena de correspondencias.
Se puede acceder a travésde su navegador de Internet colocando la siguiente dirección
http://intranet.mindeporte.gob.ve/sicomindep/, inmediatamente se mostrara la
siguiente pantalla.

Cambiar
clave

El usuario que se debe colocar para conectarse al sistema es el nombre.apellido (en
minúsculas) de cada persona y la clave es el numero de cedula. Luego cada usuario
puede cambiar y personalizar su clave de acceso.
Al
colocarlos
datos
correspondientes se mostrara la
siguiente pantalla:
En esta ventana se visualiza quien
esta conectado en el sistema,
oficina a la cual esta adscrito y el
organismo. También se muestra el
menú principal con las siguientes
opciones:
Correspondencia
entrante, correspondencia Saliente,
asignaciones Internas, puntos de
Cuenta,
Archivo,
Gacetas,
Organismos Y Directorio

Para acceder a cada unade las opciones del menú solo debe hacer clic sobre los iconos
correspondientes e inmediatamente se le mostrara una pantalla con la lista de las
comunicaciones entrantes o salientes, asignaciones, puntos de cuenta, correspondencia
archivada y gacetas que hayan sido registradas en el sistema, según la opción que usted
seleccione.
Ejemplo:

Permite realizar
búsquedas de
registros, según el
campoque ud.
seleccione

Permite consultar
el documento

Permite
modificar el
documento

La pantalla anteriormente descrita mantiene las mismas características en cada una de
las opciones del sistema, es decir le permite realizar búsquedas, visualizar el documento
que usted seleccione y modificarlo. Adicionalmente se muestran los botones que
permiten hacer reportes e ingresar un nuevo documento.
Al hacerclic en la
se le
mostrara la siguiente
pantalla:
En esta podrá visualizar
con
más
detalle
el
documento y realizar varias
operaciones relacionadas
con este. Como por
ejemplo:
adjuntar
un
archivo, agregar un punto
de cuenta, registrar la
ubicación
física
del
documento en el archivo
(código de la carpeta),
agregar una remisión (esto

es simplemente dar una respuesta a la comunicación) y ver elrecorrido de la
comunicación por la diferentes dependencias involucradas en la cadena de dicho
documento. Todo lo que se registre en esta pantalla quedara enlazado con la
comunicación que usted selecciono inicialmente.
Registro de documentos nuevos
Entrantes: Se accede haciendo clic en el botón
aparece en la pantalla inicial de la opción Correspondencia Entrante
e inmediatamente se mostrara lasiguiente ventana:

que
Seleccione el
organismo que
le esta enviado
la comunicación

Seleccione la
dependencia

Seleccione el tipo de
documento, oficio,
memo, etc

Coloque el número
de documento que
trae impreso la
comunicación

Coloque la fecha del
documento

Coloque la fecha en
la cual recibió el
documento

Coloque el nombre
de la persona que
envió la
comunicación
Este campo es opcional
puede colocaralguna
información adicional o
dejarlo en blanco

Por ultimo haga clic en
este botón para grabar
la información del
documento

Coloque el asunto de
la comunicación que
le indique de forma
clara y precisa

Salientes: Se accede haciendo clic en el botón
en la pantalla inicial de la opción Correspondencia Saliente
e inmediatamente se mostrara la siguiente ventana:

que aparece
Seleccione el tipo dedocumento que va a
enviar

Coloque el número
del documento

Coloque la fecha del
documento

Seleccione el
organismo IND o
MINDEP
Seleccione la
dependencia

Coloque el nombre
de la persona que
envía (responsable)

Coloque el nombre
del destinatario

El sistema permite enviar
una misma comunicación
a varios usuarios, para
esto haga clic en este
botón y se habilitaran las
líneas necesarias para...