Guia_tecnica_para_la_elaboracion_de_Manuales_de_Procedimientos

I. ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Esta guía pretende servir de orientación y ayuda a los funcionarios y empleados que les corresponde elaborar este tipo de instrumentos administrativos.

OBJETIVO: Uniformar los criterios en cuanto al manejo de los procedimientos técnicos que se utilizan en la elaboración de manuales de procedimientos y evitar la disparidad en su presentación y contenido.Las indicaciones que contiene esta guía describen con precisión el contenido y la estructura que deben tener los Manuales de Procedimientos.
Con la adopción y el manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta guía, los analistas de Organización y Métodos estarán en mejores condiciones para hacer de los manuales de procedimientos el instrumento práctico y necesario en la mejoradministración de la entidad.

1. Análisis y diseño de procedimientos.
A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una clara, sistemática y ordenada concepción de las operaciones que se realizan en una entidad o unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos de acuerdo a larealidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto.

1.1. Definición del objetivo.
El primer punto que deben concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con mayor precisión posible los siguientes aspectos:
Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va aanalizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Definición del problema
¿Cuál es el verdadero problema?
¿Cuáles son sus efectos?
¿Qué órganos o instancias intervienen?
¿De qué magnitud es el problema (a cuántas personas afecta).
Una vez contestadas estas preguntas se podrá fijar el objetivo1 del estudio.

2. Recolección de la información.
Consiste en recabar los documentos y losdatos, en general, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procedimientos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideran convenientes.
Para recabar la información es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan: los archivos de la entidad, en los que se localizan las bases jurídico-administrativas que rigenel funcionamiento y actividades de la entidad; funcionarios y empleados quienes pueden aportar información adicional para l análisis, diseño e implantación de procedimientos; y, las áreas de trabajo, que sirven para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos. Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar información necesaria son:
2.1. Lainvestigación documental. Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, registros contables, Actas de reuniones, Circulares, Oficios, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio. Es importante además,recabar todas las formas que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
2.2. Entrevista directa. Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente paraobtener información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador, al tener una relación directa con el entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibir actitudes. Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los siguientes lineamientos:
Tener claro el objetivo de la misma
Concertar previamente cita
Verificar la información...