Guia Tecnica Para La Estructuracion De Manuales

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO.-
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
* Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,procedimientos, normas, etc.
* Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
* Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando suincorporación a las distintas funciones operacionales.
* Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
* Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
* Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación delpersonar ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
* Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
* Interviene en la consulta de todo el personal.
NECESIDAD DE LOS MANUALES
Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
* Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
* Alta rotaciónde personal entre los puestos de trabajo.
* Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
* Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación,proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL
Las partes principales de un manualpueden ser las siguientes:
* Tabla de contenido
* Introducción
* Instrucciones para el uso del manual
* Cuerpo del manual
* Flujo gramas
* Glosario de términos
* Conclusiones
* Recomendaciones
* Anexos
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a travésde ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a suestructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.- Manuales de Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales definanzas
8.- Manuales del sistema

MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente...