guia tvd
Páginas: 32 (7828 palabras)
Publicado: 24 de abril de 2014
GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL – TVD
El reto frente a la organización de los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTAD.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN 3
Capitulo I 3
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS 3
1.1 Definición 3
1.2 Procesos de Valoración 3
1.2.1 Valoración documental 4
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados 4
1.3.1 Principio de procedencia 4
1.3.2 Principio de orden original5
1.4 La Descripción Documental 5
1.4.1 Denominación del fondo acumulado 6
1.5 Base Legal 6
1.6 Metodología organización de fondos acumulados 6
Capitulo II 6
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD 6
2.1 Definición 6
2.2 Objeto 7
2.3 Alcance 7
2.4 Plan de Acción 7
2.5Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental 7
Capitulo III 8
3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD 8
3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 8
3.1.1 Elementos a evaluar 8
3.2 Estudios Institucionales 9
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la institución 9
3.3 El Cuadro de ClasificaciónDocumental (CCD) 10
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación 10
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación 11
3.3.3 Elementos de todo cuadro 11
3.4 Propuesta Tabla de Valoración Documental 14
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración 14
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental 18
Capitulo IV 19
4. DEFINICIONES 19BIBLIOGRAFÍA 20
ANEXOS 21
Anexo A. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 21
Anexo B. Modelo de Inventario de Archivos en su Estado Natural 23
Anexo C. Técnicas de Selección Documental 24
Anexo D. Nombre Fondo Acumulado 25
INTRODUCCION
La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de documentos que requieren unadisposición que permita a los usuarios acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los depósitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones etc., dediversas entidades del orden tanto publico como privado, que en algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus archivos.
Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consciente de la necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar criterios, me impulso a laelaboración de este texto sobre la construcción de las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía Metodológica que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las organizaciones.
Dentro de las nuevas políticasarchivísticas para Colombia, fue necesario definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a; conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información. Para ello se definieron lineamientos sobre:
Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación
La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas
Descripción de pasos para elaborar...
El reto frente a la organización de los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTAD.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN 3
Capitulo I 3
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS 3
1.1 Definición 3
1.2 Procesos de Valoración 3
1.2.1 Valoración documental 4
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados 4
1.3.1 Principio de procedencia 4
1.3.2 Principio de orden original5
1.4 La Descripción Documental 5
1.4.1 Denominación del fondo acumulado 6
1.5 Base Legal 6
1.6 Metodología organización de fondos acumulados 6
Capitulo II 6
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD 6
2.1 Definición 6
2.2 Objeto 7
2.3 Alcance 7
2.4 Plan de Acción 7
2.5Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental 7
Capitulo III 8
3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD 8
3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 8
3.1.1 Elementos a evaluar 8
3.2 Estudios Institucionales 9
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la institución 9
3.3 El Cuadro de ClasificaciónDocumental (CCD) 10
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación 10
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación 11
3.3.3 Elementos de todo cuadro 11
3.4 Propuesta Tabla de Valoración Documental 14
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración 14
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental 18
Capitulo IV 19
4. DEFINICIONES 19BIBLIOGRAFÍA 20
ANEXOS 21
Anexo A. Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 21
Anexo B. Modelo de Inventario de Archivos en su Estado Natural 23
Anexo C. Técnicas de Selección Documental 24
Anexo D. Nombre Fondo Acumulado 25
INTRODUCCION
La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de documentos que requieren unadisposición que permita a los usuarios acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentran en los depósitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones etc., dediversas entidades del orden tanto publico como privado, que en algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus archivos.
Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consciente de la necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar criterios, me impulso a laelaboración de este texto sobre la construcción de las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía Metodológica que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las organizaciones.
Dentro de las nuevas políticasarchivísticas para Colombia, fue necesario definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a; conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información. Para ello se definieron lineamientos sobre:
Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación
La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas
Descripción de pasos para elaborar...
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