guia

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Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa








GUÌA DE APRENDIZAJE No. 2

ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON
NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.






WILLIAM ZAMORA RODRIGUEZ












Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Técnico en asistencia en administración de archivos9007-626387
Bogotá, D.C., 2014



1. IDENTIFICACIÓN

MODALIDAD DE FORMACIÓN: presencial - Virtual

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y un Programa de Gestion Documental

2. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS SOBRE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD:

2.1. Antecedentes
2.2.Justificación
2.3. Objetivos
General
Específicos
2.4. Marco Legal:
Ley 594 DE 2000. Ley General de Archivos. Título V, art 21 al 26
Constitución Política de Colombia, Art, 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95
2.5. Componentes de un Programa de Gestión Documental
Definición e importancia
Consideraciones Básicas
Planeación
Tablas de Retención Documental
Procesos de un Programa de gestiónDocumental
-Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización, Consulta, Conservación, Disposición final de los documentos
2.6. Las unidades de correspondencia Acuerdo AGN 060 de 2001, art, 3o
2.7. Formación de archivos según el ciclo vital del documento

DURACIÓN GUIA: 10 horas












3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE3.1 Exponga en un documento máximo una hoja, cuales son los aspectos generales de un Programa de Gestión Documental (PGD) y comente porque es importante tenerlo en cuenta en la institución
R/: Un programa de gestión documental (PGD) se define como un protocolo o conjunto de instrucciones en las cuales se explica el tipo de normas y operaciones a seguir para el desarrollo de los procesos de lagestión documental al interior de cada una de las entidades que lo implemente, entre otros podemos nombrar producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Los procesos que hacen parte de un PGD son los siguientes:
1. Producción: Es el proceso de generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.2. Recepción: La recepción de documentos es la tarea donde se lleva a cabo la verificación y el control que toda institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
3. Distribución: La distribución concierne a todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen al destinatario correcto.
4. Trámite: Este pasocorresponde al curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
5. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
6. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información quecontienen.
7. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
8. Disposición final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de RetenciónDocumental y/o Tablas de Valoración Documental.
3.2 Realice lectura de la ley 594 de 2000 en su título V, artículos del 21 al 26 y en un cuadro conceptual explique ¿Por qué se debe implementar un Programa de Gestión Documental en las entidades públicas y porque se pueden implementar nuevas tecnologías? de igual manera responda ¿Por qué se tienen en cuenta algunos artículos de la Constitución...