Guia4

Universidad de Los Andes
Núcleo Universitario Rafael Rangel
Computación II (Contaduría Pública)
Profesor: Jose Delphin.














Menú Datos
Menú Datos:

Para comenzar a utilizar las opciones de este menú, lo primero que deberá tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.

Qué es y para qué sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deberá indicar que ES UN ARCHIVO (enrealidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECÍFICO. Este formato, es el que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.

Se trata de que, mediante la utilización de elementos llamados INDICES, un archivo de información, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha información, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se labusque y hacia donde sea que se encuentre, instantáneamente.

Las Planillas de Cálculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto está dado, sencillamente, por la ubicación en que se encuentra la información, ya que, las Planillas de Cálculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS INTERSECCIONES ENTREELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre sí, es más, hay planillas de cálculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTÁN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.

Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos:

FILA REGISTRO
CELDACAMPO


Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para ello, la FICHA DATOS, es la que se utilizará, y presenta la siguiente vista:



El ficha está compuesta de varios grupos, de los cuales, serán observados los más útiles.
Es importante recalcar que este tipo de archivos, es extremadamente útil,para los casos en los cuales, la información a manejar es mucha, debido a que evita la repetitividad, automatiza el control y, todo ello, impide los errores.

a) Opciones mas comunes de Base de Datos:
b)


Ttodas muy importantes, y, como su operatividad es compleja, debe recurrirse a un ejemplo, para poder observar las aplicaciones que maneja. La planilla de cálculos creada para los trabajosprácticos, aunque reducida, sirve a los efectos.

a.1.- ORDENAR:


MESES
INGREO
EGRESO
SALDO
ENERO
1,230.00
1,073.23
156.77
FEBRERO
1,380.00
1,112.00
268.00
MARZO
1,090.00
2,076.00
-986.00
ABRIL
2,350.00
1,210.54
1,139.46
MAYO
1,200.00
2,700.00
-1,500.00
JUNIO
3,045.00
750.00
2,295.00
JULIO
125.00
198.00
-73.00
AGOSTO
4,555.00
4,895.70
-340.70
SEPTIEMBRE
890.00
1,000.00
-110.00
OCTUBRE
1,500.001,259.70
240.30
NOVIEMBRE
2,345.00
2,340.00
5.00
DICIEMBRE
888.00
958.00
-70.00
TOTALES
20,598.00
19,573.17
1,024.83

Utilizando el ejemplo, se debe recordar el concepto de RELACIÓN ENTRE LOS DATOS. El mes de enero, tiene cuatro datos: ENERO; 1230.00; 1073.23 y 156.77. Todos están relacionados entre sí. Cada uno, en términos de Base de Datos, se llama CAMPO, y el conjunto de los cuatro, se denominaREGISTRO.

En esta planilla, hay 12 registros con 4 campos cada uno. No se deben tener en cuenta ni los títulos de las columnas, ni los posibles totales que hubiera en cada una de ellas, ya que no conforman DATOS, sino INFORMACIÓN EXTERNA A LOS DATOS. Habitualmente, un archivo de base de Datos, contiene miles de registros, cada uno de ellos, con varias decenas de campos. Un ejemplo claro es unaPlanilla de Liquidación de sueldos, en la que, cada fila (REGISTRO), contiene los datos de una persona (CAMPOS), y, todos, están relacionados entre sí. Por esta razón, es que este tipo de formato de acceso a los datos es tan útil.

Si se desea ORDENAR la Planilla – ejemplo, utilizando los SALDOS, DE MAYOR A MENOR, el procedimiento es el siguiente:

a) Hacer click en cualquier lugar dentro de la...