Guía para evaluación, diagnostico y diseño de procesos

GUÍA PARA EVALUACIÓN, DIAGNOSTICO Y DISEÑO DE PROCESOS

Los objetivos específicos de la evaluación y diagnóstico de procesos representan básicamente los fundamentos de la Reingeniería, por lo que tenerlos en mente ayudará a encontrar la verdadera utilidad y relevancia de dicha filosofía y por medio de ella lograr determinar si los procesos y/o sus actividades componentes:

a)  Son necesariaso son exigencias internas de la institución.
 
b)  Agregan valor al negocio o al cliente.
 
c)  Pueden realizarse de otra manera
 
d)  Están distribuidas adecuadamente dentro de la empresa.
 
e)  Ayudan al logro y consecución de los objetivos de la empresa.
 
 
La evaluación y diagnóstico de procesos, permite hacer una revisión de las actividades que actualmente se realizan,agrupándolas de la siguiente manera:
 
a) Actividades que actualmente se realizan y se deben seguir realizando.
 
b) Actividades que actualmente se realizan y no se deben seguir realizando.
 
c) Actividades que actualmente no se realizan y se deberían realizar.
 
ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:
 
Estas son aquellas actividades imprescindibles para el desarrolode los procesos de la empresa, difícilmente se pueden obviar ya que de su ejecución depende el logro de los objetivos de cada uno de ellos.
 
Es aquí en donde la labor del analista juega un papel muy importante, pues aunque las actividades no se pueden eliminar, si pueden llegar a facilitarse o mejorarse.
 
ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE SE REALIZAN Y NO SE DEBEN SEGUIR REALIZANDO:
 
Son todasaquellas actividades de las cuales se puede prescindir sin alterar el objetivo del proceso.
 
Normalmente este grupo de actividades está conformado por exigencias internas de la empresa e inadecuada distribución de funciones dentro de la organización, además de requisitos y controles innecesarios.
 
ACTIVIDADES QUE ACTUALMENTE NO SE REALIZAN Y SE DEBEN REALIZAR:
 
Son todas aquellasactividades a las que no se les ha dado importancia, pero que su realización ayudaría a mejorar la calidad de los procesos y por ende de los productos y/o servicios que se le ofrecen a los clientes.
 
La filosofía que fundamenta a la Reingeniería indica que para la elaboración de los procesos se debe partir de cero, sin embargo no existe metodología alguna que indique a ciencia cierta como realizarla,simplemente existen interpretaciones particulares sobre esa filosofía y elaboración de propuestas adecuadas a dichos criterios.
 
Cualquier metodología puede llegar a tener el éxito deseado, si se fundamenta claramente y sobretodo si se adecúa a las características particulares de la organización en donde se aplique.
 
Todas las metodologías pueden resumirse en cuatro etapas, las cuales son:
 -  Conocimiento
 
-  Interpretación
 
-  Análisis
 
-  Diseño
 
CONOCIMIENTO:
 
La Reingeniería no persigue modificar lo que existe, sino crear lo que no existe, sin embargo ignorar los procesos existentes puede crear altos riesgos. Muchas empresas fracasan al poner en práctica procesos totalmente nuevos en operaciones ya existentes.
 
Difícilmente se podría rediseñar aquello que nose conoce, por lo que definitivamente esta etapa ayuda a recopilar información del proceso que va a sufrir cambios.
 
Entender los procesos existentes es importante para realizar el rediseño. Sin embargo, no debe realizarse un análisis demasiado detallado de los procesos existentes y más bien enfocarse en el nuevo. El alcance de los cambios que a menudo necesita Reingeniería de procesos,significa que muchos de los retos existen, no tanto en la comprensión de los procesos y cómo pueden rediseñarse, sino más bien cómo poner en práctica el cambio necesario para lograr una mejoría potencial.
 
No es necesario llegar al nivel de detalle requerido para un rediseño sistemático. Sin embargo, es importante identificar los procesos centrales. Generalmente existirán aproximadamente de 6 a 8...