Habilitacion Urbana
Páginas: 5 (1180 palabras)
Publicado: 7 de junio de 2012
SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
Manual del Administrador y Usuario
.: SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO :.
La Municipalidad Distrital de Pichanaqui con la finalidad de mejorar sus procesos de trámite, ha incorporado un Sistema de Tramite Documentario, con lo cual existe un beneficio y una mejora en la gestión de los trámites que son realizados por el ciudadano.
En el ingreso delsistema de Trámite documentario, el usuario debe ingresar su Usuario y Contraseña que le hayan sido proporcionados por el Administrador
Después de haber ingresado el Usuario y Administrador, se visualiza la ventana principal del sistema, la cual me permite administrar todos los documentos que son emitidos por los ciudadanos de la Municipalidad Distrital de Pichanaqui.
TRAMITE DOCUMENTARIO
INGRESO DEDOCUMENTOS
Si en el menú del Tramite Documentario elige la opción de Ingreso de Documentos, el usuario se encuentra habilitado para administrar todos los documentos ingresantes por el ciudadano.
Al seleccionar la opción se despliega la ventana de Ingreso de Documentos, donde se observa el filtro de búsqueda por fecha, la cual la fecha actual es la predeterminada.
Para el ingreso deun nuevo documento dar un clic en el botón NUEVO, donde se despliega la siguiente ventana.
Por defecto se muestra el número de expediente que corresponde generar; en caso se trate de un registro Tupa, se deberá activar la opción “Es Tupa”, y luego seleccionar el Tupa que se está tramitando.
Se deberá seleccionar o marcar, los documentos que está entregando en Mesa de Partes, en caso de ser TUPA,una vez marcado los documentos dejados, hacer clic en el botón GUARDAR.
Se debe registra la siguiente información de manera obligatoria: El tipo de documento, el Nro. de documento recibido, el Asunto, y finalmente el destinatario o destinatarios.
Para ingresar un destinatario lo seleccionamos de la lista de oficinas y damos clic sobre el botón.
Si se desea registrar la entrada completa deldocumento ingresado por el ciudadano se debe hacer clic en el botón
Después de haber seleccionado el botón guardad, se visualizará la ventana que contiene el listado de documentos que han sido recepcionados.
BANDEJA DE DOCUMENTOS
Si se selecciona del menú Tramite Documentario, la opción Seguimiento Documentario, se despliega la ventana de bandeja de documentos, en la cual me permite realizar lasdiferentes operaciones en los documentos, tales como recibir, derivar, asignar, enviar al exterior, archivar
En la bandeja de documentos se observa una serie de filtros para el manejo de los documentos, en la cual existe el filtro de Oficina y el filtro de fecha en la cual se debe seleccionar la fecha inicial y la fecha final.
Se tiene una lista de oficinas por que un usuario (secretaria) puedeatender la documentación de más de una oficina. Asimismo permite realizar el envío de documentos internos a otras áreas de la institución.
BANDEJA: PENDIENTES POR RECIBIR
La bandeja de Documentos por Recibir se muestra por defecto al ingresar al menú Trámite documentario y la opción Seguimiento Documentario.
Se muestra según el rango de fechas y la oficina seleccionada los documentos que noshan enviado desde otras oficinas y que están pendientes de recepción por nuestra oficina.
Para recibir un documento damos un clic sobre el botón “Recibir”, se mostrara pantalla para que ingresemos alguna observación al momento de recibir el documento.
Finalmente guardamos la información de la recepción.
BANDEJA: DOCUMENTOS RECIBIDOS
Esta bandeja muestra los documentos que previamente hansido recibidos en la bandeja de “Pendientes por Recibir”
En esta bandeja se realiza la mayor cantidad de funcionalidades u operaciones en los documentos:
Derivar un documento (acción de enviar un documento en estado pendiente a otra oficina o área dentro de la institución), para ello hacemos un clic sobre el botón
“Derivar ”, en la cual se mostrará la siguiente pantalla:
Debemos seleccionar...
Manual del Administrador y Usuario
.: SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO :.
La Municipalidad Distrital de Pichanaqui con la finalidad de mejorar sus procesos de trámite, ha incorporado un Sistema de Tramite Documentario, con lo cual existe un beneficio y una mejora en la gestión de los trámites que son realizados por el ciudadano.
En el ingreso delsistema de Trámite documentario, el usuario debe ingresar su Usuario y Contraseña que le hayan sido proporcionados por el Administrador
Después de haber ingresado el Usuario y Administrador, se visualiza la ventana principal del sistema, la cual me permite administrar todos los documentos que son emitidos por los ciudadanos de la Municipalidad Distrital de Pichanaqui.
TRAMITE DOCUMENTARIO
INGRESO DEDOCUMENTOS
Si en el menú del Tramite Documentario elige la opción de Ingreso de Documentos, el usuario se encuentra habilitado para administrar todos los documentos ingresantes por el ciudadano.
Al seleccionar la opción se despliega la ventana de Ingreso de Documentos, donde se observa el filtro de búsqueda por fecha, la cual la fecha actual es la predeterminada.
Para el ingreso deun nuevo documento dar un clic en el botón NUEVO, donde se despliega la siguiente ventana.
Por defecto se muestra el número de expediente que corresponde generar; en caso se trate de un registro Tupa, se deberá activar la opción “Es Tupa”, y luego seleccionar el Tupa que se está tramitando.
Se deberá seleccionar o marcar, los documentos que está entregando en Mesa de Partes, en caso de ser TUPA,una vez marcado los documentos dejados, hacer clic en el botón GUARDAR.
Se debe registra la siguiente información de manera obligatoria: El tipo de documento, el Nro. de documento recibido, el Asunto, y finalmente el destinatario o destinatarios.
Para ingresar un destinatario lo seleccionamos de la lista de oficinas y damos clic sobre el botón.
Si se desea registrar la entrada completa deldocumento ingresado por el ciudadano se debe hacer clic en el botón
Después de haber seleccionado el botón guardad, se visualizará la ventana que contiene el listado de documentos que han sido recepcionados.
BANDEJA DE DOCUMENTOS
Si se selecciona del menú Tramite Documentario, la opción Seguimiento Documentario, se despliega la ventana de bandeja de documentos, en la cual me permite realizar lasdiferentes operaciones en los documentos, tales como recibir, derivar, asignar, enviar al exterior, archivar
En la bandeja de documentos se observa una serie de filtros para el manejo de los documentos, en la cual existe el filtro de Oficina y el filtro de fecha en la cual se debe seleccionar la fecha inicial y la fecha final.
Se tiene una lista de oficinas por que un usuario (secretaria) puedeatender la documentación de más de una oficina. Asimismo permite realizar el envío de documentos internos a otras áreas de la institución.
BANDEJA: PENDIENTES POR RECIBIR
La bandeja de Documentos por Recibir se muestra por defecto al ingresar al menú Trámite documentario y la opción Seguimiento Documentario.
Se muestra según el rango de fechas y la oficina seleccionada los documentos que noshan enviado desde otras oficinas y que están pendientes de recepción por nuestra oficina.
Para recibir un documento damos un clic sobre el botón “Recibir”, se mostrara pantalla para que ingresemos alguna observación al momento de recibir el documento.
Finalmente guardamos la información de la recepción.
BANDEJA: DOCUMENTOS RECIBIDOS
Esta bandeja muestra los documentos que previamente hansido recibidos en la bandeja de “Pendientes por Recibir”
En esta bandeja se realiza la mayor cantidad de funcionalidades u operaciones en los documentos:
Derivar un documento (acción de enviar un documento en estado pendiente a otra oficina o área dentro de la institución), para ello hacemos un clic sobre el botón
“Derivar ”, en la cual se mostrará la siguiente pantalla:
Debemos seleccionar...
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