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1ª NORMA:

La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes ydetalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.

Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.

2ª NORMA:Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.

No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.
3ª NORMA:

Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.

Observe los siguientes textos:

"No es lo mismo elmargen izquierdo de una carta comercial,
que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4,
es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe
que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el
tamaño del papel a emplear".

"No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informeque el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear".
En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los márgenes, en el primero no. Que duda cabe que esta justificación es más adecuada para la correcta presentación de un escrito.


4ª NORMA:

El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de letra (fuente) adecuados. Eltipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o de una carta comercial.

No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Roman". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos durante muchosaños y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja.

Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos. Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizareste otro tipo de letra más personalizada:

"Querido Juan:"

Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben variar:

¡¡ A T E N C I Ó N !!

Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se utilizará una letra de menor tamaño:

(*) Unidades expresadas en miles de euros.

Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así comola función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado.

5ª NORMA:

Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir:

a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos....