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Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
-El ordenen el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de controlinterno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.
-Las copias deben serhechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto decosto/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
-Todo formulario debe estarcodificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.
De acuerdo a supresentación pueden ser:
-Simples
-Compuestos
Formularios simples documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos poseen másde una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.
Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:
-De bloques
-Talonarios-Juego listo o snap out
-Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
-Para originar una acción
-Para registrar una acción
-Para informar resultados
Formularios para originar unaacción inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.
Formularios para registrar una acción guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.