Herramienta para hacer planes











MATEMATICO:

HUMBERTO HERNANDEZ ARIAS



Objetivo:

Explicar los conceptos e identificar las características de las reuniones de trabajo efectivas (horarios, objetivos, participantes, agendas, requerimientos y minuta de acuerdos e información previa).





T.SU. LANDIS BERENICE LEÓN DELGADO


1ro “A”

Ingeniería Química de Procesos IndustrialesVillahermosa, Tabasco. A 23 de octubre de 2013.

Reuniones de trabajo efectivas (horarios, objetivos, participantes, agendas, requerimientos y minuta de acuerdos e información previa).

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados.
Paralos autores Vanderhaar, Riggs (2001) una reunión es “Juntarse unos con otros”, y afirman que "se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta".


Horario
Expertos en el tema afirman que las mejores horas pararealizar reuniones son las 9:00a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).
Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.

Si la reuniónnormalmente se alarga, seguir los siguientes pasos para corregirlo:

Planificar la agenda cuidadosamente
Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión
Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).
Evaluar el proceso de reunión al final de la misma
El tiempo de reunión puede ser acortado si se asigna la obtención de información o larevisión de documentos previo a que sea realizada.


Objetivo
El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de reunión convocada.

Objetivo de las reuniones para informar:
Enterar de algo a un grupo de personas

Objetivo de las reuniones para informarse:
Obtener información o ideas de un grupo

Objetivo de las reuniones para debate público:
Someter a discusión ante una masarelativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.

Objetivo de las reuniones para desarrollo del personal:
Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis.

Objetivo de las reuniones parasolucionar un problema:
Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solución.

Participantes
Las estadísticas demuestran que a mayor cantidad de participantes aumenta la duración de las reuniones y se reduce su efectividad.
Mantener el número en límites razonables: no más de diez en reuniones que demanden alta interacción como es el caso de las destinadas a solucionar problemas.Puede llegar hasta 15 ó 20 en las de formación de personal y desbordar esos límites en las meramente informativas.
El principio es mantener el tope al mínimo posible. Las cifras pequeñas potencian la interacción y permiten llegar con más rapidez a un clima de trabajo en grupo (además son más baratas). Las cifras grandes (más de 20) obligan a seguir métodos parlamentarios con lo que laparticipación se reduce y también la posibilidad de evitar ganadores y perdedores.


Agenda
Se debe tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las demás actividades importantes de la empresa.

Una agenda debe contener: Lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes, se debe leer previo a la...