HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS

Diagrama de Flujo
 
Son la representación simbólica de un

procedimiento administrativo.

Diagrama de Flujo
La información para identificar cada

diagrama debe ser la siguiente:
Nombre de proceso, indicando los puntos

iniciales y finales.
Nombre del departamento o los
departamentos involucrados.
Nombre de la persona que preparo el
diagrama.
Número depersonas o puestos involucrados.

Número de pasos

Identificar cada columna con el nombre del puesto que

realiza cada uno de los pasos.
Representar las formas o documentos, mediante
rectángulos proporcionales a las formas o documentos
representados.
Cada forma debe representarse con más o menos las
mismas dimensiones.
El orden cronológico de los pasos se representa por el
orden en que aparecen lasfiguras.
Debe identificarse cada forma con una descripción breve
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica
la acción.

Documento: Representa cualquier tipo de
Indica el inicio o la terminación del flujo.

documento que entre, se utilice, se
genere o salga del procedimiento.

Operación: representa la realización de

Dirección de flujo o línea de unión:

una actividad relativa a unprocedimiento.

Conecta los símbolos señalando el orden
en que se deben realizar las distintas
operaciones.

Decisión o alternativa: indica un punto

Conector: Representa una conexión o

dentro del flujo en que son posibles varios

enlace de una parte del diagrama de flujo,

caminos.

conector misma página.

Demora: Ocurre una demora, cuando las

Conector de página: Representa una

condiciones detrabajo no permiten o

conexión o enlace con otra hoja diferente,

requieren la ejecución de la siguiente

en la que continua el diagrama de flujo.

operación.
Almacenamiento: Cuando un documento

Anotación

o

aclaración:

se archiva o guarda, antes de continuar al

comentario al margen, notas explicatorias,

siguiente paso.

se traza indistintamente una línea que
vaya de la nota al símbolorealizar

un

Diagrama de Gantt

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt”

fueron
concebidos
por
el
ingeniero
norteamericano Henry L. Gantt, uno de los
precursores
de
la
ingeniería
industrial
contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver
el problema de la programación de actividades,
es decir, su distribución conforme a un
calendario, de manera tal que se pudiese
visualizar el periodo deduración de cada
actividad, sus fechas de iniciación y terminación
e igualmente el tiempo total requerido para la
ejecución de un trabajo.

Diagrama de Gantt

El

instrumento que desarrolló permite
también que se siga el curso de cada
actividad, al proporcionar información del
porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así
como el grado de adelanto o atraso con
respecto al plazo previsto.Diagrama de Gantt

Este

gráfico consiste simplemente en un
sistema de coordenadas en que se indica:

En el eje Horizontal: un calendario, o escala

de tiempo definido en términos de la unidad
más adecuada al trabajo que se va a ejecutar:
hora, día, semana, mes, etc.

Diagrama de Gantt

En

el eje Vertical: Las actividades que
constituyen el trabajo a ejecutar. A cada
actividad se hace corresponderuna línea
horizontal cuya longitud es proporcional a su
duración en la cual la medición efectúa con
relación a la escala definida en el eje
horizontal conforme se ilustra.

Diagrama de Gantt

Símbolos Convencionales: En la elaboración

del gráfico de Gantt se acostumbra utilizar
determinados símbolos, aunque pueden
diseñarse muchos otros para atender las
necesidades específicas del usuario.Diagrama de Gantt

• Iniciación de una actividad.
• Término de una actividad
• Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la

duración prevista de la actividad.
• Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad,
en términos de porcentaje. Debe trazarse debajo de la línea fina
que representa el plazo previsto.
• Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad....