Herramientas ofimaticas

TEMA 13. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Y PAQUETES INTEGRADOS. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE USO COMÚN EN LA GENERALITAT VALENCIANA
13.1. Automatización de oficina. 13.2. Herramientas ofimáticas: Hojas de cálculo, Procesadores de texto y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas gráficos y de autoedición. 13.5. Herramientas ofimáticas de uso común en la GeneralitatValenciana.

13.1.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos con el fin de ser más productivos. Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y comunicación que permiten mejorar laproductividad de los trabajos típicos de oficina. Podemos definir la ofimática (oficina automática) como la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una oficina. En algunos textos se utiliza la denominación de burótica como sinónimo de ofimática.

Las características del software ofimático son las siguientes: • Gran capacidad de almacenamiento de información. • Facilidad de consulta y recuperaciónde la información. • Facilidad para modificar y tratar los datos. • Enorme potencia de cálculo. • Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números, imágenes, sonidos, video, etc.

13.2.

HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: HOJAS DE CÁLCULO, PROCESADORES DE TEXTO, BASES DE DATOS

13.2.1. Herramientas ofimáticas Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticosson las siguientes: • El procesador de textos: sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato. • La hoja de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para generar gráficos. • Los gestores de base de datos: permiten almacenar y consultar grandes conjuntos dedatos. • Los programas de presentaciones: utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva. • Los programas de dibujo: permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos, etc. • Los gestores de correo electrónico: sirven para enviar y recibir mensajes escritos entre ordenadores.
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Figura 13.1. Paquete ofimático

MANUAL CTO OPOSICIONES DE ENFERMERÍA13.2.2. Herramientas ofimáticas El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas ofimáticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico…) generó un grave problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfica de usuario (GUI), quepermite que todas las tareas se puedan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa mediante botones, colores, símbolos y ventanas. La interfaz tiene dos misiones principales: • Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven. • Ofrecer la posibilidad de elegirentre las distintas opciones. Existen numerosos componentes que forman parte de todos los productos ofimáticos actuales. Vamos a describir a continuación alguno de ellos. Ayuda Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes: • Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con mayorfrecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enlaces, índices, búsquedas temáticas, etc. Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a escoger, de manera que la función que se va a realizar resulte mucho más sencilla. Normalmente su funcionamiento no suele resultar complicado. • Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un cuadro de diálogo para que vaya...