herramientas para la administración del tiempo

Herramientas para la administración del tiempo
1.- Delegación
Delegar es la habilidad para compartir Liderazgo, para crear en la organización un
equipo de líderes comprometidos con los objetivos sociales de la misma.
Cuando el directivo o líder traspasa poder, autoridad, información, confianza y
recursos a un empleado, comparte y compromete el cumplimiento de las metas u
objetivos trazados,solo así cada cual dentro de la entidad es responsable por los
beneficios sociales a alcanzar.
El liderazgo compartido solo se logra cuando mediante la habilidad de delegar
correctamente se emanan de los líderes los valores, éxitos, sentimientos, en fin,
se le otorga a todos los involucrados ese poder que nos hace distintivos: el poder
de decidir.
Para aclarar lo que se debe hacer a la horade delegar Peter Drucker nos decía
que hay tres tipos de tareas:
 Las tareas que no son necesarias elimínelas.
 Las tareas que puede hacer otro deléguelas.
 Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la
consecución de los objetivos hágalas usted mismo tan bien como sea
posible.
2.- Manejo de interrupciones
Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia unaspecto irritante del mismo.
Sin embargo tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación
y las interrupciones son necesarias para las personas. Además nos ubican en la
empresa, relacionándonos y proporcionándonos influencia en la organización.
Los diferentes estilos de manejo de estos contactos:
 Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.
Este estilo defuncionamiento, mantiene una política de puertas abiertas
regularmente, tanto para compañeros como para clientes y otras personas de
otros niveles jerárquicos. Las interrupciones para discutir o manejar problemas,
oportunidades o asuntos en marcha es lo que más les estimula.
El resto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltos antes o después de
las horas de oficina, lo que exige confrecuencia, jornadas de trabajo muy largas.
¿Cómo indican los ejecutivos que están en este estilo de manejo de contactos?
 La puerta de su despacho está abierta literalmente
 Tienen una zona cómoda para que sus visitas se sienten
 Responden a los e-mails menos prioritarios
 Saludan cuando llegan a un sitio aunque haya grupos trabajando

 Se paran frente a cualquier contacto y le dan unavía de solución, aunque
sea pidiendo el envío de un e-mail recordatorio
 En las reuniones o contactos, nunca tienen el ordenador encendido con
“sus cosas”, sino que atienden a los demás.
 Equilibrio de puertas abiertas.
Las personas que funcionan con este estilo, no se sienten molestas si alguien le
visita sin avisar, pero su gestión del tiempo o su trabajo no le permite dedicar todo
eltiempo necesario a los contactos. Su filosofía es conseguir hacer una cantidad
de trabajo propio importante durante la jornada, pero buscar espacios de contacto
de forma regular que le permita manejar su influencia.
Por tanto mantendrá su despacho “cerrado” durante algunas horas del día para
realizar sus tareas.
Para conciliar este equilibrio, podemos hacerlo de diferentes maneras:
 Fijarhoras de “puertas abiertas” planificando cuando vamos a dedicarnos a
nuestras tareas y cuando a nuestros contactos.
 Pedir que nos pidan cita por e-mail: por ejemplo ¿Podemos vernos a las 4?,
bastará
 Preguntar frente a una interrupción si es para ahora mismo, o si puede
esperar un poco.
 En este segundo caso concretar reunión por e -mail
 Negociar cuando: “si, tenemos que verlo. ¿Lovemos a las 4?
 Acceso controlado
Algunas personas necesitan o les gusta centrarse en lo que están haciendo y se
siente literalmente asaltado cuando le interrumpen. Para intentar librarse de esta
interrupción, realizan comentarios de disgusto o tratan de desembarazarse de las
personas que les contactan. Realmente no necesariamente son antisociales, pero
con este tipo de actuaciones se...