Herramientas para una eficaz gestión documental

Herramientas para una eficaz gestión documental
1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de losprocesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil ysiempre encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará enprimer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico...) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las seriesconstituidas.
La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.
El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica ylos estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de lasoperaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos dedocumentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél quereproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la...