herramientas productivas

Habitualmente en los libros y blogs de productividad se habla mucho de tareas, listas y proyectos, pero no tanto de calendario, agenda y eventos. Y es raro, porque ambos forman parte de la actividaddiaria, y los dos exigen “tiempo” (atención, energía, intensidad, enfoque…). Te cuento cómo hago yo para manejar mi calendario.

Utilizo un calendario digital
Así como para otras cosas amo yutilizo el papel sin parar, hace muchas lunas que lo abandoné para gestionar mi agenda. Ahora utilizo el calendario de Hightrack (¡cómo no!). Ahí tengo dos calendarios: uno Personal y uno de Trabajo queestá sincronizado con Google. Como en mis eventos utilizo etiquetas para separar, dos calendarios son más que suficientes para organizarme.

Nunca anoto tareas en la agenda
Como lo veo yo elcalendario no es para anotar tareas y acciones, sino citas, eventos y acontecimientos que tienen lugar en un día y hora concretos. Los eventos son cosas que tienen que pasar, las tareas son cosas quetengo que hacer.

Al planificar miro mi agenda
Detalle importantísimo que no te explican en el colegio y que aprendes a golpes: antes de decidir lo que voy a hacer mañana (o la semana que viene) miroel calendario. Porque el calendario es eso que te dice el tiempo que no tienes para hacer lo que quieres. Los eventos se llevan trozos de tu día. Si no eres consciente de lo que te van a quitar, va aser muy difícil ser eficaz mañana.

Los eventos duran más de lo que dicen
Todos nuestros calendarios mienten: nos dicen que una reunión dura una hora; que una comida dura hora y media; y que unviaje dura un día y medio. Pero en la vida real luego siempre es más. Por eso al mirar mi agenda suelo ser precavido y añado tiempo por delante y por detrás a todos mis eventos.

Los eventos, amitad de día
Salvo que no esté en mi mano, nunca fijo eventos o citas en las primeras horas del día. Procuro que sean a partir de las 11:30 en adelante. Esto me permite sacar provecho de mis horas más...