Herramientas

 HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

La administración incluye actividades de planeación, organización y control.
Las decisiones en el proceso de abastecimiento deben sustentarse en estudios previos (planeación y organización) y sus resultados deben ser controlados eficiente y objetivamente (control). No todos los factores que afectan estas decisiones soncuantitativos, sin embargo, pueden usarse herramientas que permitan evaluarlas objetivamente. Algunas herramientas que pueden utilizarse en la administración del abastecimiento son las siguientes:

Make -or-Buy Analysis

Programa de proveedores

Análisis de valor

Evaluación y Certificación de Proveedores

Make-or-Buy Analysis: es una técnica de análisis de costo total que permite sustentarla decisión de adquirir los productos de fuentes externas o de fuentes internas. Se analizará mas adelante. Es una técnica de planeación.

Programa de Proveedores: una vez que se ha realizado el análisis anterior se debe desarrollar un sistema de control del abasto externo. El programa controla la entrega de productos, la comunicación continua con el proveedor, los tiempos y cantidadesentregadas. Establece el tipo de documentos que serán enviados o deberán ser recibidos. El sistema EDI (Intercambio Electrónico de Información) es un ejemplo. Controla pedidos, embarques, facturación y establece una comunicación directa con los proveedores. Es esencialmente un sistema de control.

Análisis de Valor: es un proceso que busca mejorar el diseño del producto manteniendo sus característicasfuncionales. Muy usado en empresas de manufactura que pretenden mejorar el producto a través de un diseño mas flexible y menos costoso. En el caso de productos requeridos para un proyecto específico, el análisis lo realiza un equipo de trabajo integrado por personal del proyecto, que conoce perfectamente las especificaciones y el uso que se le dará al producto, y personal de la o las empresasproveedoras, que tienen experiencia en la manufactura del producto, con el fin de mejorar las características y el costo. La pregunta clave en este análisis no es “cual es el producto” sino “cual es su función”:

¿Puede sustituirse por otro producto?
¿Se puede hacer mas flexible?
¿Requiere materiales especiales o estandarizados?
Puede alterarse su diseño manteniendo su función y producirse enmenor tiempo y costo?
Es esencialmente un método de organización.

Evaluación y certificación de Proveedores: una vez establecidos los proveedores potenciales, los responsables del proceso de compra deben asegurarse que recibirán, del proveedor escogido, lo requerido en cantidad, en el tiempo y con las características y calidad deseadas. Este programa es util para productos que serán usados demanera continua. El programa contempla los dos aspectos: evaluación y certificación.
La certificación asegura que el proveedor realiza el producto o servicio en forma efectiva y la evaluación se centra en los resultados de sus procesos (calidad).
Requiere que los responsables de las adquisiciones realicen visitas a pos proveedores con el fin de observar:

1* sistemas de manejo de materiales
2*capacidad de producción
3* sistemas de producción
4* control de calidad en productos y procesos
5* capacidad financiera

La evaluación se centra en los resultados. Puede realizarse antes de escoger al proveedor o cuando ya se ha escogido.

ANÁLISIS DE VALOR

La idea fundamental es comparar la función del artículo con su costo, para encontrar una alternativa de menor costo o tiempo. Latécnica permite identificar la función requerida, establecer un valor de esta función, y presentar alternativas que cumplan con la función con un costo total ( monetario, de desempeño, de tiempo) menor. El proceso consiste de varias fases:

1. Fase de Información. Define al producto por su función:
(Artículo: termómetro, Función: indica temperaturas) y la analiza

2. Fase de especulación....