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CONGREGACIÓN DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTÁ
COLEGIO LA SALLE CÚCUTA
GUÍA DE TRABAJO Nº 5
NOMBRES:
CURSO:
ASIGNATURA:

7º

A–B

TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

FECHA EN QUE SE ASIGNA LA
ACTIVIDAD

APELLIDOS:
TEMA:
PROCESADOR DE TEXTO - EXCEL
PERIODO: PRIMERO
DOCENTE: ESP. LINA PAOLA REY LÓPEZ

8 al 12 Marzo del 2010

FECHA DEPRESENTACIÓN DE LA
ACTIVIDAD

8 al 12 Marzo del 2010

“COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA”
Antes de empezar a realizar el ejercicio de correspondencia, vamos Abrir Excel y copiar los siguientes datos. Lo
guardamos en el escritorio con el nombre de Estudiantes. (Este archivo es nuestro Origen de datos el cual explicaremos
más adelante).

Mediante la opción Combinar correspondencia en Word nos permiteincluir en un documento, datos almacenados en
otro sitio
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).
De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugardonde están
almacenados los datos.

Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el
origen de datos
Documento principal .Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos
Origen de datos .Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar enel documento principal. Puede ser de
distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco, vamos a guardarla en el escritorio con el nombre de
TALLER4.Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la
opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos
va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemosque elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrónico, sobres, etc...)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos
el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opciónseleccionada en este
momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla
de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de
Outlook, o simplemente escribir una listanueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el
archivo que contiene el origen de datos.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dónde cogerá los datos:

Hacemosclic en Escritorio y seleccionamos el archivo Estudiantes, el cual realizamos al principio de la guía.

Aparecerá la siguiente ventana. Seleccionamos la Hoja1 y clic en Aceptar.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él
vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

Hacer...