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Archivo y clasifación de documentos

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:

7,67/10 (3 opiniones) |12451 alumnos|Fecha publicación: 11/01/2010
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Capítulo 3:
 Clasificación de los documentos
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La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecerdistintas formas:
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- Atendiendo a la ubicación de los archivos:
* Archivo centralizado.Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.
* Archivo descentralizado.Ladocumentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
* Archivo activo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.
* Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivoactivo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.
* Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivosdocumentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:
* Archivo horizontal.Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.
 
* Archivo vertical.Los documentos se dispondrán de formavertical, uno detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes.
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Carpetas suspendidas mediante cajón | Carpetas suspendidas mediante rail |
* Archivo lateral.Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello que contienen.

- En función de la privacidad:
* Archivospersonales.Espacio físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.
* Archivos departamentales.Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo delmismo.
* Archivos generales.Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
NOTA:Tanto en los archivos departamentales como en los generales se deberá establecer un cierto control, para saber quién entra, cuando lo hace, qué documento busca, qué documento extrae y de qué tipo se trata,...