Historia ¿para que?

HISTORIA
¿Para qué?

Manuel Salcido H.



INTRODUCCIÓN

Al abordar el tema del estudio de la Historia, surge siempre no solo una sino varias preguntas. ¿Qué es la Historia?, ¿Quién la escribe?, ¿Cuál es la naturaleza de la historia? ¿Quién lee la historia?, ¿De qué sirve la Historia?
En la actualidad losinvestigadores se han encontrado con algunas variables importantes respecto a lo que se debe considerar documentación histórica, ya que existen algunas áreas en las que en base a Leyes específicas, ni las empresas gubernamentales ni privadas pueden destruir los archivos por determinado período de tiempo.
En este ensayo trataré de recrear una situación que se presentó en una oficina del Congresodel Estado, en donde surgió la polémica respecto a que se debe considerar documentación o archivo protegido por las leyes y está inmune a su destrucción.
Sirva este documento para dejar claras algunas ideas o conceptos respecto a las consideraciones que deben tener todas las empresas para la destrucción de sus archivos.

ANTECEDENTES

En el año 2009, en una reunión de la dependencia estatal,Auditoría Superior del Estado, dependiente del H. Congreso del Estado, se creó una polémica respecto a que algunos de los empleados, comentaron que en la oficina ya no cabía el personal por que la documentación que se acumulaba en la misma, era ya tanta que sería conveniente su destrucción.

Interviene el Jefe del Archivo comentando que efectivamente ya se estaba acumulando demasiadosexpedientes en la bodega a su cargo y ya era un problema la concentración de las bolsas de auditoría y las cajas correspondiente a cada revisión, además por ese acumulamiento de información, la localización de estos, se empieza a complicar por la falta de un orden por falta de archiveros adecuados.

El archivo se está haciendo un problema por la falta de espacio.

Las funciones de la AuditoríaSuperior, son entre otras la revisión de las cuentas de los 67 Ayuntamientos del Estado, así como de otras dependencias gubernamentales descentralizadas, que por manejar recursos públicos son auditadas en su cuenta pública que consta de los ingresos que se reciben por la dependencia, las erogaciones que se hacen durante el período de tiempo revisado, así como de las cuentas de balance.

Respecto alprocedimiento de revisión, se obtienen copias de los movimientos contables de las cuentas previamente seleccionadas a revisar. También sacamos copias de los comprobantes de cada movimiento, para su análisis, de tal forma que todas esas copias tomadas se integran a un expediente al que se le anexa un reporte de los trabajos realizados sobre ese documento, lo cual es la base para determinar si lasoperaciones realizadas por el ente auditado son correctas.

En caso de que las operaciones sean correctas, se elabora un informe sobre el trabajo realizado y el resultado del mismo se revisa en la Auditoría Superior, turnando el mismo a la Comisión de Fiscalización del Congreso del Estado y este elabora un Dictamen aprobando las cuentas realizadas por el Ente auditada, ya sea un Ayuntamiento o unaDescentralizada.

En caso de que las operaciones no sean correctas, el Dictamen que elabora la Comisión, menciona las fallas observadas en cada operación y su responsabilidad legal, señalando con claridad las fallas detectadas y las leyes, decretos, disposiciones o reglamentos vulnerados, motivo de turnar ese Informa a la Procuraduría General de Justicia, para iniciar el trámite de sanción quecorresponda a los funcionarios que hayan incumplido con sus responsabilidades y hayan incurrido en algún delito.

La discusión se concentra en que eran demasiadas copias las que se acumulan en cada expediente y su opinión es que realmente no son necesarias, ya que su argumento es que esa documentación que conserva la Auditoría Superior, se encuentra su original en los entes auditados.

Otra...