historia verdadera

INFORME/TRABAJO ACADÉMICO

¿LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA?

ASIGNATURA:ELECTIVA 1. Organización documental en Colombia
ALUMNO(S): Ludy Esperanza Ramírez Caicedo E-mail: lesperam@misena.edu.co
FECHA DE ELABORACIÓN: 2014-05-04

TEMA A TRATAR
¿Como está La organización documental en Colombia?
ENSAYO
Los archivos son confortantes para la administración y la cultura, porquelos documentos son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y por tanto el estado esta obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original además de toda normatividad archivística.
Pero, si vamos a la realidad las instituciones están lejos de cumplir con estas reglamentaciones, porlo que no dejan los recursos necesarios para hacer la intervención archivística que realmente necesitan los documentos, tal vez por desconocimiento de la Ley de Archivos, o porque los directivos de las instituciones no les interesa invertir sus recursos en algo que no pueden mostrar, ni les va a generar una Tasa Interna de Retorno rentable y de mostrar. Es bien sabido que Los documentos son unrecurso y un activo organizacional, así como recurso que proveen información, y como activo proveen documentación, pero lamentablemente están olvidados, al empresario no le interesa su organización y menos su conservación histórica, y mas cuando ellos son la prueba fehaciente de las acciones administrativas realizadas que muchas veces esconden verdades que a nuestros grandes directivos yordenadores del gasto no les conviene que se den a conocer porque los documentos sirven de testimonio e información a las personas e instituciones que las producen o como fuentes de la historia.
Aunque en nuestro país, se tiene la normalización de actividades en los programas de gestión documental (PGD), en donde se ha ratificado en varias oportunidades como la primera etapa en el proceso deorganización de Archivos, el concepto de identificación documental, “fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías Administrativas y Archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario de Terminología Archivística, 1993), en el cual convergen cinco factores fundamentales (el organismo Productor, la competencia, la función, eltipo documental y la serie) y a pesar de ubicar y Mencionar la fase en el proceso de organización de documentos en Colombia se tiende a Minimizar su utilidad, por este motivo es adecuado destacar que la identificación en los Archivos es independiente a la clasificación, tiene su propia definición, pasos para adelantar la actividad y establece como producto un primer instrumento de control, como esel Cuadro de Clasificación Documental.
Pero es preocupante que no se maneje, ni uno de los instrumentos archivísticos para la organización documental propuestos por el Archivo General de la Nación, por parte del 90% de las entidades públicas y privadas, y el desconocimiento es mucho, ya que los todavía contamos con mucho funcionario que no le interesa capacitarse, cambiar y una fuerte resistenciaal cambio, aduciendo que por el solo el hecho de que llevan 20 0 25 años en un mismo puesto de trabajo y que siempre lo han hecho así, no permiten generar espacios para la aplicación de la organización documental, tal como lo exige la normatividad vigente causando gran daño a su institución.
Es contundente entender que La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquierorganización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas, la mayoría de ellas de carácter tecnológico, para mejorar la gestión de la información en las organizaciones, pero la mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han...