Historia

ARTÍCULO
VICTOR MANUEL LAREDO

¿Qué busca un Organizador de Congresos en un destino?

Organizar un congreso no es una tarea fácil. Debemos, en primer lugar, determinar el número de participantes que asistirán a nuestro evento, si son nacionales o internacionales, la fecha a realizarse y la duración del mismo. Con estos datos básicos iniciaremos la búsqueda de nuestro destino ideal.

Eltamaño de nuestro grupo nos indicará la capacidad de las instalaciones que requerimos, tanto en salones, habitaciones como en áreas públicas.

Las Oficinas de Convenciones y Visitantes de los destinos a seleccionar nos serán de gran ayuda, ya que ellos cuentan con toda la información indispensable local y pueden ser de gran apoyo para la organización del Congreso o Convención.

Las OCV·S puedencontactar, e incluso, concertar citas con los diversos proveedores locales como son: hoteles, centros de Convenciones, restaurantes, recintos feriales, tour operadores, transporte local, personal de apoyo logístico, periódicos, revistas, etc.

Los alones indispensables que necesitaremos para llevar acabo todas las sesiones (sesiones plenarias y de trabajo) las podemos seleccionar entre elcentro de Convenciones, algún recinto ferial o en hoteles del destino.

En cualquier caso deben contar con:

A) Salones adecuados a nuestro programa
B) Amplia área de registro en donde podamos instalar nuestro sistema de registro y entregar con facilidad gafetes y material de trabajo.

Al momento de elegir la feche del evento, también hay que tomar en cuenta que algunos destinos tienentemporadas de turismo altas y bajas, lo que se reflejara en nuestro presupuesto. De igual madera debemos tener presente que en temporadas altas los vuelos comerciales tienen mayor demanda de pasajeros, y por ende, los precios son más elevados.

La duración de nuestro Congreso nos indicará, además da planificar los tiempos en nuestras reuniones de trabajo, el principal objetivo del eventoademás de organizar algunos paseos en el destino seleccionado y sus alrededores, por lo que hay que evaluar el inventario de sus atractivos turísticos de la región mismos que se pueden sumar a al programación a nuestros inv¡tados.

En base a nuestra experiencia, les proporcionaremos algunas recomendaciones que pueden ser de gran ayuda para la organización de un congreso:

A)Contar con unalista de proveedores alternos

C)Visitar, por lo menos tres veces el destino para evaluar el avance de nuestra Convención y realizar juntas de trabajo con los involucrados en nuestro evento.

D) Por último, recuerde verificar la frecuencia de vuelos al destino, ya que trasladar a los participantes sin alternativas de vuelos, podría ser un punto negativo.

La Organización Profesional deCongresos.
Por Dr. Jorge Bisteni

El presente trabajo pretende ser el primero de una serie en los que trataré de transmitir al lector mi experiencia, paso a paso, en la organización de un Congreso. Desde luego no incluiré bibliografía, ya que lo aquí expuesto es sólo una recopilación de vivencias personales que pueden ser cuestionadas o refutadas. Ojala que de aquí se desprenda un intercambioexperiencias con otros profesionales de este campo.

La contratación de un Congreso.

La primera condición que existe para organizar Congresos es que existan, y que quienes tienen en sus manos la decisión de contratar a un OCC {Organizador de Congresos y Convenciones) quede convencido de que requiere de nuestros servicios.

Cuando el presidente de un Congreso nos llama lo primero que nos pidees una propuesta de servicios, la cual debe ser lo más explícita posible. Debemos mencionar con precisión qué es lo que podemos hacer y cuánto va a costar nuestro servicio. De ser posible, debemos puntualizar también todo lo que no está incluido en ella y que puede representar costos adicionales o la necesidad de contratarlo con otras personas.

Es común que el presidente del Congreso nos pida...