Historia

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--HERMANOS UNIDOS FERBRASA S. A.—

PROCEDIMIENTOS



CICLO : COMPRAS (INCLUYE ORDENES DE TRABAJO)-RECEPCION-CUENTAS POR PAGAR-EGRESOS DE BANCOS.

Se establece la necesidad de la compra u ordenar un trabajo, de acuerdo a los programas o presupuestos establecidos, y en casosespeciales a las emergencias previamente calificadas como tales.

1.- COMPRAS-RECEPCION-CUENTAS POR PAGAR

Estos movimientos se originan por lo siguiente:

a) Pedidos de bodega por falta de stock (de repuestos o suministros);

b) Compra de equipos;

c) Importaciones; y,

d) Requerimientos de trabajos de terceros.

PEDIDO DE BODEGA POR FALTA DE STOCK O REQUERIMIENTO DE TRABAJOS.Las compras de repuestos, materiales, suministros o cualquier otra partida que esté a cargo de este Departamento se generará por lo siguiente:

-El stock de bodega está por debajo del mínimo deseado;

-Falta de stock originado por una solicitud de materiales; y,

-Pedidos de emergencia.

Al no poder cubrir con nuestro personal un trabajo determinado, nos veremos en la necesidad decontratar trabajos de terceros.

Para satisfacer el requerimiento la bodega emitirá un “Pedido de Materiales” o una “Orden de Trabajo” , ambos prenumerados.

Al tratarse de un Pedido de Materiales el juego prenumerado estará conformado así:

ORIGINAL : DEPARTAMENTO DE COMPRAS

COPIA : ARCHIVO DE BODEGA

COPIA : JEFE DE AREA SOLICITANTE2

COPIA : CONTABILIDAD

Al tratarse de una Orden de Trabajo el juego prenumerado estará conformado así:

ORIGINAL : REALIZADOR DEL TRABAJO

COPIA : ARCHIVO BODEGA

COPIA : CONTABILIDAD

Todo Pedido u Orden deberán necesariamente ser autorizados por el Jefe de Ärea respectivo, posteriormente revisara quien haya sido facultadopara ello, pasando posteriormente a la Gerencia (o a su Delegado) para su aprobación o rechazo.

ENCARGADO DE COMPRAS

Recibe Pedido de Materiales y solicita cotizaciones a dos o tres proveedores, de ser posible.

El encargado de compras comunica a la Gerencia (o a su Delegado) el resultado de las cotizaciones para determinar cuál es el proveedor seleccionado.

Cuando se trate de unaOrden de Trabajo se canalizará a través del Ingeniero de Flota.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Una vez seleccionado el proveedor, emite la ORDEN DE COMPRAS prenumerada, así.

ORIGINAL : PROVEEDOR

COPIA : CONTABILIDAD

COPIA : ARCHIVO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

COPIA : BODEGA (SIN VALORAR)

En este documento se anotará el número y fecha del Pedido de Materiales quedio origen a la“Orden “, debiendo quedar el original del Pedido anexado a la Orden de Compras que reposa en el Departamento de Compras.

Las Ordenes de Compras serán valoradas y firmadas por el encargado de Compras, contando con el Revisado del Contador, y con la aprobación de la Gerencia (o de su Delegado). La copia de bodega no deberá ser valorada.

Para la remisión de compras a la Planta,el Departamento de Compras detallará los artículos (sin valor ) en la respectiva “NOTA DE ENVIO.” Prenumerada , en la que anotará también el numero del Pedido de Materiales, al igual que el nombre de la embarcación o área que originó el pedido de (y también el uso que se le va a dar) nombre del solicitante, entre otros datos.

ENCARGADO DE COMPRAS3

Dispondrá que con la Orden de Compra correspondiente se retire la mercadería, copia de cuya Orden (sin valorar) la entregará posteriormente a Bodega.

RECEPCION DE PEDIDOS

Recibe y verifica que tanto características, cantidad y calidad correspondan a lo pedido.

Procede a emitir la “NOTA DE INGRESO A BODEGA “, así:

ORIGINAL : DEPARTAMENTO DE...