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¿Qué es un Formulario?

Un formulario es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca.

Según Luis Fernando Iannello (2009), dice que puede considerarse también “como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar yfacilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos”. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Tiene como objetivo, facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en losprocedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Control de Formularios

Es la etapa donde se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos deeste programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.


Función

La función básica del control de formulario es mejorar procedimientos y métodos de trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles.

Objetivos

Losobjetivos de un programa de control de formularios pueden verse mejor en los establecimientos grandes donde el volumen y la producción suministran más oportunidades para mejoras y economías. Estos objetivos son:

1. Eliminación de los formularios innecesarios.

2. Perfeccionamiento en el diseño de los formularios.

3. Economía en la producción, distribución y uso de los formularios.

4.Análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Pasos para la elaboración

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con lainformación del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.

Sistema de Control de Formularios

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener elseguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones Generales de los Sistemas de Control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrarformularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de Organización

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visiónamplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

El Índice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios...