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RESOLUCION 5237 DE 2008
(Diciembre 2)
Diario Oficial No. 47.219 de 31 de diciembre de 2008
 
Ministerio de Defensa Nacional
 
Por la cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.
 
El Ministro de Defensa Nacional,
 
En uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 2 del Decreto 3123 de 2007,y
 
CONSIDERANDO:
 
Que en el Ministerio de Defensa Nacional se aplica un procedimiento para la elaboración y trámite de correspondencia y comunicaciones oficiales, así como y sistemas para la clasificación de la documentación que debe ser actualizado y como consecuencia se hace necesario establecer un Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales que unifique el procedimiento en todassus dependencias como son el Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía, Unidad de Gestión General, Dirección General Marítima, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar;
Que el Comité de Archivo como consta en el Acta número 004/MDSGDAGAG-2.5 del 1° de diciembre de 2008, recomendó la expedición del presente Manual de Correspondencia yComunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional,
RESUELVE:
CAPITULO I
Concepto y alcance
Artículo 1°. Adopción. Establecer el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales “MACO” para el Ministerio de Defensa Nacional incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
Artículo 2°. Alcance. El Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales “MACO” de que trata lapresente resolución es de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, así:
1. Comando General de las Fuerzas Militares.
2. Comando del Ejército Nacional.
3. Comando Armada Nacional.
4. Comando Fuerza Aérea Colombiana.
5. Policía Nacional.
6. Unidad de Gestión General.
7. Dirección General Marítima.
8. Dirección Ejecutiva de la Justicia PenalMilitar.
Artículo 3°. Contenido. El presente manual se divide en capítulos, en los cuales se dictan normas para la elaboración de la correspondencia y comunicaciones oficiales, entre las dependencias militares y no militares, entre entidades oficiales y privadas,
CAPITULO II
Correspondencia y comunicaciones oficiales
SECCION A
Generalidades
Artículo 4°. Definiciones. Para los efectos de la presenteresolución se entiende por:
1. Archivo electrónico o físico: Según la dependencia tenga un medio electrónico o no para la expedición de su correspondencia o comunicaciones oficiales el archivo puede ser:
A. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulados enel transcurso de la gestión. v.g. el SIGOB para la Unidad de Gestión General o el ORFEO para el Ejército Nacional, o el sistema que los modifique o sustituya.
B. Archivo físico: Es el conjunto de documentos físicos, producidos y tratados archivísticamente, por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulados en el transcurso de la gestión; opera para las dependenciasque no tengan un sistema electrónico para el manejo de la correspondencia o comunicaciones oficiales.
2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones como oficios, solicitudes, radiogramas, señales, memorandos, entre otros, recibidos de otra entidad o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a las dependencias de que trata la presente resolución,independientemente del medio utilizado.
3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las dependencias de que trata la presente resolución, a título personal, citando o no el cargo del servidor público a quien se encuentran dirigidas.
Este tipo de comunicaciones no genera ningún trámite institucional y corresponden a las comunicaciones o correspondencia privada o...