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PMG 2004 SISTEMA DE AUDITORÍA INTERNA ETAPA II

PRESENTACIÓN ÁREAS DE RIESGO MINEDUC
SEGÚN AUDITORÍA INTERNA

Metodología de determinación de áreas de riesgo

OBJETIVO GENERAL

Obtener el riesgo asociado de cada proceso que se ejecuta en el servicio, a partir de la evaluación de control interno y la aplicación de Matrices de Riesgo y criterios previamente establecidos.

OBJETIVOSESPECÍFICOS

• Realizar un inventario de procesos en el Nivel Central, Secretarías Ministeriales y Departamentos Provinciales, del Ministerio de Educación, con el fin de identificar, en primera instancia, todos los procesos que se ejecutan en cada servicio.

• Aplicar una Evaluación de Control Interno a cada proceso identificado.

• Asignar un valor de riesgo asociado a cada procesoidentificado, en virtud de la interpretación de las Matrices de Riesgo establecidas para los efectos.

DEFINICIONES

• Matriz de Riesgo
Instrumento que permite asignar un valor de riesgo a un proceso, en virtud de la aplicación de criterios previamente definidos.

• Proceso
Conjunto de actividades relacionadas entre sí, agrupadas en virtud de la consecución de un objetivo común.

•Levantamiento de Procesos
Consiste en la identificación de los procesos existentes, que se ejecutan en una institución, servicio, departamento, unidad o sección.

• Área de Negocio
Para los efectos de la aplicación de la presente metodología, se entenderá como área de negocio a toda aquella agrupación funcional identificada a través de un organigrama funcional, independiente del grado dedesagregación jerárquica en el que se encuentre, ya sea Jefatura del Servicio, Jefatura de División, Jefatura de Departamento, Jefatura de Unidad, Jefatura de Sección o Jefatura de Oficina.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Como una primera etapa a desarrollar en la consecución de nuestro objetivo, es imprescindible llevar a cabo una reevaluación del levantamiento de procesos efectuado el año anterior,por lo que dicho inventario o levantamiento, se efectuará en virtud de la metodología definida en el presente instructivo, y dicha metodología apunta sólo a la identificación de todos los procesos que se ejecutan en el servicio, y no a la descripción o flujogramación de éstos.

Dado que el levantamiento de los procesos se efectuará a nivel nacional, a través de las Auditoría Internas regionales yNivel Central, hemos definido herramientas básicas y de fácil utilización, ya que los criterios y nivel profesional es variado y debemos asegurar un estándar de identificación de todos los procesos.

METODOLOGÍA DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

La herramienta definida para efectuar la identificación de los procesos en cada servicio (Nivel Central, Secretarías Ministeriales y DepartamentosProvinciales), se efectuará a través de un organigrama funcional de 4º nivel de desagregación, es decir, Jefe de Servicio, Jefe de Departamento (o División), Jefe de Sección y Jefe de Unidad.

Una vez definida la estructura organizacional funciona, podemos identificar claramente cada una de las jefaturas que tienen a cargo la ejecución, supervisión o control de procesos, jefaturas que sólo para losefectos de identificación de procesos, le denominaremos AREAS DE NEGOCIO.

Con lo anterior, podemos entender que cada jefatura, ya sea de Servicio, Departamento o División, Sección y Unidad constituye un área de negocio.

El trabajo de identificación de los procesos de cada área de negocio lo efectuará el Auditor Interno del Servicio, en conjunto con cada una de las jefaturas de la estructuraorganizacional definida, a través de una entrevista guiada por el Auditor.

Los procesos a levantar en cada área de negocio, serán aquellos que dicha área inicie, independiente de la etapa siguiente del proceso o que concentre la mayor cantidad de actividades del proceso, dado que existen procesos transversales que atraviesan distintas áreas de negocio y, con el fin de identificarlos sólo una...