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Objetivo
Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la retención y la disposición de los registros delSistema de Gestión de Calidad.
Alcance
Esta metodología se aplica a todos los registros que intervengan en el buen desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad
Generalidades
Un registro en términosgenerales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.
Identificación
Un registro se identifica mediante el código el cual me indica elproceso que se va a llevar a cabo. Viene acompañado de un titulo o denominación, el número de páginas y su número de edición.
Almacenamiento
Existen dos tipos de soporte para los registros: papel ysistemas electrónicos (disquete, disco duro, etc.)
Los registros de papel se almacenan en archivadores y los registros electrónicos en su correspondiente medio.
Los registros electrónicos sonalmacenados en un servidor el cual contiene toda la información relevante de la empresa.
Protección.
En el caso de los registros en papel se utilizara ciertas metodologías generales para resguardarlos delmedio ambiente, ya que el papel es un producto perecedero se mantendrán alejados de ambientes húmedos y preferentemente en armarios o en estanterías de habitaciones, ambos espacios cerrados con llave alfinal de la jornada.
Para los registros en soporte informático (principalmente disco duro) se dispondrán las medidas:
* Si se trabaja en red guardar logs de cada uno de los usuarios que tenganacceso a los registros.
* Instalación de un sistema antivirus.
* Instalación de un FireWall
* Realización de un backup diario. Extracción de la copia y almacenada por el departamente desistemas.
* Teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento del servidor, con el fin de prevenir los efectos por colapso.
Recuperación.
Al elaborar el backup semanal se tiene una copia de...