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COMBINAR CORRESPONDENCIA
Word, a través de la herramienta combinar correspondencia, permite
combinar un documento el que puede ser una carta con el texto que sepretende
hacer llegar a varias personas, con otro documento o lista de datos que contiene
los datos de los destinatarios, de forma tal de obtener en un solo documento oimpreso directamente, todas las copias de las cartas que se deseen enviar.
Esta tarea se realiza utilizando un asistente, el cual se ejecuta a través del
comando Combinarcorrespondencia del menú Herramientas.
(1) Crear o abrir el documento
que contiene los datos
constantes, el cual es llamado
Documento principal.
_ (2) Crear o abrir eldocumento o
la lista que contiene los datos
variables, el cual es llamado
Origen de datos.
_ (3) Combinar ambos archivos,
obteniendo una copia del
documento principalpor cada
registro del origen de datos.
El resultado de una combinación puede generarse en un nuevo documento o
directamente obtenerlo impreso en papel.
También existela posibilidad de configurar la combinación. A través de
opciones de consulta se podrán especificar diferentes criterios de selección de los
registros del origen dedatos a ser incluidos en la combinación.
Documento principal
En una operación de combinar correspondencia, el documento principal
contiene el texto, la puntuación, losespacios, los gráficos y la información adicional
que no cambian en las versiones del
documento combinado, o sea que se
desean conservar en cada carta modelo;
por ejemplo,el remitente y el texto de
una carta modelo, de los sobres o de las
etiquetas postales.
Como documento principal puede
usarse un documento nuevo o uno ya
existente.