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UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA CISPI

¿Cómo confeccionar buenos informes?

1. Axiomas de la información: Informar consiste en entregar datos significativos a otras personas para que tomen conocimiento de algo, se den cuenta de lo que ocurre en un momento y lugar determinados, entiendan cómo y por qué suceden algunas cosas, saquen conclusiones y, eventualmente,tomen decisiones a partir de esos datos. Entregar datos es la manifestación más básica de la comunicación humana. Una persona tiene algo importante que decir a otro y el otro necesita saberlo. Así, los datos fluyen de uno a otro en forma sucesiva y viceversa generando un intercambio que llamamos conversación. La conversación que entrega datos significativos es vital para el desarrollo de lasrelaciones humanas y permite el progreso de las organizaciones. Cuando muchas personas deben saber algo o cuando el tema a informar es relativamente complejo y su explicación debe permanecer en el tiempo, es necesario elaborar un informe escrito de la manera más clara y ordenada posible. Con todo, al escribir un informe hay que tener muy claro lo que se quiere informar, a quién se va a informar y cómo seva a informar. 2. ¿Qué informar? Datos significativos son los datos importantes, los que son relevantes para comprender lo que se quiere comunicar, son los datos que no pueden faltar para que cualquier persona entienda lo que se quiere informar. Responden a las preguntas: ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, ¿Por qué?, ¿Para qué?. De manera que en el informe se escriben las actividadesrealizadas o por realizar, las personas responsables de llevar a cabo esas actividades, cuándo serán o fueron realizadas, dónde tuvieron o tendrán lugar, cómo deben ser desarrolladas. Una explicación del por qué se hace lo que indica el informe y una clara definición de los objetivos que persigue toda la acción. 3. ¿A quién informar? Vale la pena detenerse en analizar cómo es el público que recibirá elinforme, porque el lenguaje que se ocupe, los ejemplos, las descripciones dependerán en gran medida de lo que el público pueda entender. No es lo mismo elaborar un informe técnico destinado a expertos es una materia, que entregar un informe a los operadores de un área que no tienen el conocimiento especifico de algunos temas. Como regla general, conviene utilizar un lenguaje simple en ambos casos,y explicar los procesos complejos, a través de tablas estadísticas, gráficos, esquemas, fotos, mapas o planos.

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4. ¿Cómo informar?: Lenguaje claro, conciso y correcto: Al escribir el informe es necesario ocupar un lenguaje claro, conciso y correcto, poniendo énfasis en las palabras clave, es decir, los verbos, lossustantivos y los adjetivos, usando oraciones simples y explícitas del tipo: sujeto + verbo + predicado. Para que el lenguaje sea claro es necesario conocer el verdadero significado de los verbos, sustantivos y adjetivos que serán ocupados en el informe. No conviene poner palabras muy rebuscadas que no pueda entender la mayoría. Tampoco conviene usar siglas sin explicarlas, ni palabras en idiomaextranjero que no sean ampliamente conocidas. La concisión tiene que ver con los aspectos específicos del tema a desarrollar en el informe. Se trata de “ir al grano” sin dar rodeos. Tratar específicamente el tópico que se quiere informar y no darle muchas vueltas al asunto. Un lenguaje correcto es el de la pureza gramatical, el más adecuado para el auditorio que leerá el informe, con palabras precisas queno impliquen un significado equívoco, sin errores de ortografía, puntuación, acentuación ni de redacción. 5. Tipos de informe Definición: Un informe es un documento que contiene datos significativos ordenados de manera clara y comprensible, destinados a un público o audiencia determinada con el propósito de darle a conocer, explicar o demostrarle algún asunto, problema, proceso, fenómeno, hecho...